Governance

Das folgende Kapitel umfasst Angabepflichten entlang ESRS 2 GOV-1 „Rolle der Verwaltungs-, Leitungs- und Aufsichtsorgane“, GOV-2 „Informationen und Nachhaltigkeitsaspekte, mit denen sich die Verwaltungs-, Leitungs- und Aufsichtsorgane des Unternehmens befassen“ sowie GOV-3 „Einbeziehung der nachhaltigkeitsbezogenen Anreizsysteme“ und GOV-5 „Risikomanagement und interne Kontrollen der Nachhaltigkeitsberichterstattung“. Die „Erklärung zur Sorgfaltspflicht“ gemäß ESRS 2 GOV-4 ist dem Anhang dieses Nachhaltigkeitsberichts zu entnehmen.

Rolle der Verwaltungs-, Leitungs- und Aufsichtsorgane

Eine transparente, nachhaltige und soziale Verantwortung unter Berücksichtigung gesellschaftlicher Erwartungen von Stakeholdern und der damit einhergehende Umgang mit Ressourcen und Umweltschutz sowie die Einhaltung und Stärkung von Sozial- und Arbeitsbedingungen sind aus Sicht der KION Group wesentliche Kriterien für ihren nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg.

Eine enge Zusammenarbeit zwischen CPSO und den weiteren Mitgliedern des Vorstands und dem Aufsichtsrat der KION GROUP AG ist daher die Grundlage, um Nachhaltigkeit als festen Bestandteil der Unternehmensstrategie zu verankern und zu steuern. Im Aufsichtsrat ist der Prüfungsausschuss das zuständige Kontrollgremium für sämtliche Nachhaltigkeitsfragen und -themen, in dessen Zuständigkeit auch diese nichtfinanzielle Berichterstattung fällt. Durch die enge Zusammenarbeit des Vorstands und des Aufsichtsrats wird sichergestellt, dass Nachhaltigkeit kontinuierlich und effektiv in allen Bereichen des Unternehmens gefördert und verankert wird.

Die Verwaltungs-, Leitungs- und Aufsichtsorgane (Administrative Management and Supervisory Board, AMSB) setzten sich zum 31. Dezember 2024 aus 22 Mitgliedern zusammen; rund 27 Prozent der Positionen in den genannten Organen sind mit Frauen besetzt.

Der Vorstand der KION GROUP AG trägt die Gesamtverantwortung für die Unternehmensstrategie und ist dafür verantwortlich, dass Nachhaltigkeitsziele im Einklang mit den allgemeinen Zielen des Unternehmens stehen. Er hat sicherzustellen, dass Entscheidungen sowohl unter wirtschaftlichen als auch ökologischen und sozialen Gesichtspunkten getroffen werden.

In das Ressort des Vorstandsvorsitzenden (CEO) fällt dabei im Besonderen die Zuständigkeit für die Unternehmensstrategie einschließlich deren Kommunikation an den Aufsichtsrat und andere Stakeholder sowie ihre Umsetzung im operativen Geschäft.

Die CPSO verantwortet innerhalb des Vorstands mit ihrem Vorstandsressort den Bereich Personal sowie den Themenkomplex Nachhaltigkeit inklusive Arbeitssicherheit und Gesundheit. In dieser Rolle liegt ihre Verantwortung auch darin, die Entwicklung und Implementierung der Nachhaltigkeitsstrategie in Übereinstimmung mit den Zielen des Unternehmens sicherzustellen. Sie führt zudem den Vorsitz im Nachhaltigkeitsrat (Sustainability Council), dem auch die Verantwortlichen für die verschiedenen Handlungsfelder, Nachhaltigkeitskoordinatoren der operativen Einheiten (Operating Units; OUs) und Funktionen sowie Mitglieder des zentralen Nachhaltigkeitsmanagements (Corporate Sustainability) angehören. Die CPSO hat die Verantwortung, dass alle relevanten nachhaltigkeitsbezogenen Daten konzernweit erfasst und regelmäßig dem AMSB vorgelegt werden. Zudem ist es ihre Aufgabe, aktiv die Umsetzung der ESG-Ziele im Unternehmen und die Kultur des verantwortungsvollen Handelns im Konzern zu stärken.

Rollen und Verantwortlichkeiten im Überblick

Ein zentraler Bestandteil der Nachhaltigkeitsberichterstattung ist die regelmäßige Übermittlung von Informationen über aktuelle Entwicklungen und Maßnahmen an den Aufsichtsrat, der mindestens halbjährlich über die erreichten Fortschritte im Hinblick auf Nachhaltigkeitsziele sowie strategische Initiativen und deren Auswirkungen auf die KION Group unterrichtet wird. Der Prüfungsausschuss sichtet diese Fortschrittsberichte, bevor sie im Aufsichtsrat erörtert werden. Bei dringenden Themen erfolgt zusätzlich eine Ad-hoc-Berichterstattung, um eine schnelle Reaktion des Gremiums sicherzustellen.

Ein weiteres grundlegendes Instrument ist die Wesentlichkeitsanalyse, mit der Auswirkungen, Risiken und Chancen im Bereich Nachhaltigkeit regelmäßig identifiziert und bewertet werden. Diese Analyse wird vom zentralen Nachhaltigkeitsmanagement in Zusammenarbeit mit den relevanten Abteilungen und Stakeholdern durchgeführt und vom Vorstand verabschiedet. Die Ergebnisse der Analyse werden dem Aufsichtsrat zur Information und Erörterung vorgelegt.

Der Vorstand bindet den Aufsichtsrat und insbesondere dessen Prüfungsausschuss bei der Entwicklung der Nachhaltigkeitsstrategie ein und passt die Nachhaltigkeitsstrategie kontinuierlich an. Der Aufsichtsrat überwacht den Vorstand in Bezug auf die Umsetzung der Nachhaltigkeitsstrategie und steht dem Vorstand beratend zur Seite.

Im Zusammenhang mit den Unternehmenszielen hat der Aufsichtsrat seit dem Jahr 2017 ein Kompetenzprofil für das Gesamtgremium verabschiedet, das regelmäßig, zuletzt im Jahr 2022, überprüft wird. Anlässlich der letzten Überprüfung des Kompetenzprofils des Aufsichtsrats wurde dieses unter anderem auch um die Expertise und die Erfahrungen im Nachhaltigkeitsbereich sowie speziell auf dem Gebiet der alternativen Energien ergänzt.

Valeria Gargiulo verfügte bereits vor ihrem Amtsantritt als CPSO bei der KION GROUP AG am 1. Mai 2023 über die für dieses Vorstandsressort erforderliche fachliche und praktische Kompetenz im Nachhaltigkeitsmanagement in der Automobilbranche und hat darüber hinaus langjährige Erfahrungen im Bereich des Personalmanagements.

Informationen und Nachhaltigkeitsaspekte, mit denen sich die Verwaltungs-, Leitungs- und Aufsichtsorgane des Unternehmens befassen

Die Beschäftigten der KION Group werden durch die in den verschiedenen Gremien etablierten Vertretungsfunktionen (zentrales Nachhaltigkeitsmanagement, Handlungsfeldverantwortliche sowie Nachhaltigkeitskoordinatoren in den operativen Einheiten sowie aus den zentralen Funktionen) für die drei Regionen EMEA, APAC und Americas fortlaufend einbezogen. Ihre Sichtweisen über potenzielle Auswirkungen, Risiken und Chancen in der Wertschöpfungskette gelangen auf diese Weise laufend in die operativen Entscheidungsprozesse. Die Fortschritte werden regelmäßig von den Nachhaltigkeitskoordinatoren, den Handlungsfeldverantwortlichen, dem zentralen Nachhaltigkeitsmanagement und speziellen Gremien (Komitees) überprüft. Die Fortschrittsberichte, jeweils für die Regionen und Funktionen, werden an das übergeordnete zentrale Nachhaltigkeitsmanagement (Corporate Sustainability) und den Nachhaltigkeitsrat (Sustainability Council) berichtet sowie in den Vorstandssitzungen als Teil der konzernweiten Strategieentwicklung und -umsetzung der KION Group erörtert. Die einzelnen Handlungsfeldverantwortlichen steuern übergeordnete Programme und Ziele auf Konzernebene, schlüsseln die vereinbarten Ziele für die einzelnen Segmente, Regionen und Funktionen auf und kontrollieren Fortschritte bei der Zielerreichung der Nachhaltigkeitsstrategie.

Die Auswahl von potenziellen Aufsichtsratsmitgliedern wird in erster Linie an den unternehmensspezifischen Anforderungen ausgerichtet. Dabei werden neben den fachlichen Erfahrungen und Qualifikationen auch die persönlichen Eigenschaften bei der Auswahl beurteilt. Ebenso werden auch die Kriterien zur Demografie (inklusive der Regelaltersgrenze von Vorstandsmitgliedern) und Vielfalt in Betracht gezogen. Nach Auffassung des Aufsichtsrats verfügt dieser in seiner derzeitigen Zusammensetzung über ausreichende Nachhaltigkeitskompetenzen im Sinne praktisch erworbener Erfahrungen und/oder beruflicher/akademischer Ausbildung und Fachkenntnisse in angemessener Form. Um ihre Funktionen zielführend wahrnehmen zu können, müssen die Kontrollorgane über ein fundiertes Fachwissen in allen Nachhaltigkeitsbereichen verfügen bzw. dieses regelmäßig erweitern [[(„Kompetenzprofil des Aufsichtsrats“)]].

Der Vorstand der KION GROUP AG, mit Dr. Richard Robinson Smith als Vorsitzendem (CEO), gibt Ziele vor, trifft Entscheidungen zu Nachhaltigkeitsfragen für die KION Group und ist zuständig für die Überwachung der nachhaltigkeitsbezogenen Auswirkungen, Risiken und Chancen der Unternehmenstätigkeit. Innerhalb des Vorstands fällt die Verantwortung für Nachhaltigkeit in das Ressort der CPSO.

CEO und CPSO im Gesamtvorstand geben insbesondere die abgestimmten Ziele auf Basis der IROs vor. Sie treffen Entscheidungen zu den offenen Nachhaltigkeitsfragen hinsichtlich der festgelegten ESG-Ziele als Bestandteil der konzernweiten Strategie der KION Group.

Der Nachhaltigkeitsrat (Sustainability Council), bei dem die CPSO den Vorsitz führt, wurde im Jahr 2023 als Nachfolgegremium für den Steuerkreis Nachhaltigkeit eingeführt, der seit dem Jahr 2017 bestand. Zu den Mitgliedern des Sustainability Councils gehören die Handlungsfeldverantwortlichen (Action Field Leads), die Nachhaltigkeitskoordinatoren der Segmente, Regionen und Funktionen sowie die Mitglieder des zentralen Nachhaltigkeitsmanagements. Das Sustainability Council tagt im Durchschnitt alle sechs Wochen, um strategische Nachhaltigkeitsthemen voranzutreiben. Das Gremium erarbeitet Entscheidungsvorlagen für den Vorstand und begleitet die konzernweite Umsetzung des Nachhaltigkeitsprogramms in der KION Group. Die Abteilung Corporate Sustainability & HSE bietet Anleitung und Unterstützung bei der Umsetzung der Nachhaltigkeitsthemen innerhalb der KION Group und informiert den Vorstand und Aufsichtsrat in der Regel mindestens quartalsweise im Rahmen eines standardisierten Nachhaltigkeitsreportings über Entwicklungen und Fortschritte. Die Berichte des Fachbereichs Corporate Sustainability & HSE werden als Entscheidungsgrundlage für weitere Schritte im Zusammenhang mit den IROs genutzt.

Die KION Group orientiert sich an anerkannten Standards einer guten und verantwortungsvollen Unternehmensführung. Neben den geltenden gesetzlichen Regelungen ist der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK) die Richtschnur für die Ausgestaltung der Leitung und Kontrolle in der KION Group.

Es besteht darüber hinaus im Rahmen der geltenden rechtlichen Rahmenbedingungen ein fortlaufender Austausch über nachhaltigkeitsbezogene Themenstellungen auch außerhalb des Unternehmens. Dazu zählen neben dem Engagement in einschlägigen Verbänden auch der regelmäßige Austausch mit Analysten, Investoren und Beratungshäusern. Darüber hinaus wird die nachhaltigkeitsbezogene Fachkompetenz von Vorstand und Aufsichtsrat durch Schulungen oder durch Sachverständige ausgebaut. [[(„Kompetenzprofil des Aufsichtsrats“)]]

Im Rahmen der Unternehmensführung der KION Group werden auch Ziele, Maßnahmen und Due-Diligence-Prozesse hinsichtlich der für das Geschäftsmodell relevanten Nachhaltigkeitsaspekte behandelt. Um seiner Sorgfaltspflicht im Sinne der Nachhaltigkeit nachkommen zu können, wird der Vorstand turnusmäßig über Fortschritte, Entwicklungen und IROs informiert. Grundsätzlich erfolgt die Berichterstattung über das zentrale Nachhaltigkeitsmanagement. Darüber hinaus erfolgt der Informationsaustausch an das AMSB auch über die turnusmäßigen Sitzungen des Nachhaltigkeitsrats (Sustainability Council). Bei schwerwiegenden Ereignissen wird vom Vorstand anlassbezogen eine aktive Ad-hoc-Berichterstattung eingefordert.

Risiken und Verstöße können auch über die Compliance-Abteilung und deren Compliance-Management-System (zum Beispiel Whistleblower-System) direkt und auch anonym gemeldet werden, sodass auch über diese Informationskanäle der Informationsaustausch in Bezug auf Nachhaltigkeitsthemen mit dem AMSB erfolgen kann.

Einbeziehung der nachhaltigkeitsbezogenen Leistung in Anreizsysteme

Der Vorstand der KION Group trägt die Gesamtverantwortung für die Erreichung der gesetzten kurz-, mittel- und langfristigen Nachhaltigkeitsziele. Daher ist ein nachhaltigkeitsbezogenes Anreiz- und Leistungssystem fest in der Vorstandsvergütung verankert. Die für den Vorstand der KION GROUP AG und die obersten Führungsebenen geschaffenen Anreizstrukturen sind ein wichtiger Hebel, über den Fortschritte im Bereich Nachhaltigkeit vorangetrieben werden.

Bei der Festsetzung der Vorstandsvergütung legt der Aufsichtsrat einen Schwerpunkt auf Nachhaltigkeit durch Berücksichtigung sozialer und ökologischer Aspekte sowie auf eine langfristige Unternehmensentwicklung und hat den Anteil der variablen Vergütungsbestandteile entsprechend hoch gewichtet.

Bei der variablen Vorstandsvergütung wird zwischen einer einjährigen variablen Vergütung, gemessen am jeweiligen Geschäftsjahr, und einer mehrjährigen variablen Vergütung, gemessen an drei Geschäftsjahren als Long-Term Incentives (LTI), unterschieden. Die variablen Bestandteile der Vorstandsvergütung beinhalten sowohl kurz- als auch langfristige Ziele, die sich aus der Unternehmensstrategie, einschließlich der nichtfinanziellen Ziele der Nachhaltigkeitsstrategie, ableiten. Um den Strategiebezug der nichtfinanziellen Nachhaltigkeitsziele sicherzustellen, bestimmt der Aufsichtsrat die konkreten Zielvorgaben auf Basis einer Auswahl an nachprüfbaren ESG-Zielen, die für das Geschäftsmodell der KION Group und zur Erzielung der definierten Nachhaltigkeitsziele als wesentlich identifiziert wurden.

Sowohl in der kurzfristigen variablen Vergütung, dem Short-Term Incentive (STI), als auch in der langfristigen variablen Vergütung, dem LTI, die für alle leitenden Angestellten des Konzerns wirksam sind, werden jeweils zwei Erfolgsziele aus den Bereichen Umwelt, Soziales und Governance („ESG-Ziele“) berücksichtigt. Die ESG-Ziele machen jeweils 20 Prozent der variablen Vorstandsvergütung für den STI und den LTI aus.

Die nichtfinanziellen Bemessungsgrundlagen knüpfen an ESG-Ziele an. Als nichtfinanzielle Ziele für den STI 2024 hat der Aufsichtsrat die folgenden beiden Ziele festgelegt, die jeweils mit zehn Prozent gewichtet werden:

• Aus dem Themenfeld „Arbeitssicherheit und Gesundheit“ fließt die sogenannte Lost-Time Injury Frequency Rate (LTIFR) der KION Group, welche die Häufigkeit von Unfällen mit darauffolgendem Zeitausfall von mindestens einer Schicht je eine Mio. Arbeitsstunden angibt, in die Bemessung des STI 2024 ein.
• Aus dem Themenfeld „Nachhaltigkeit und Umwelt“ wurde als nichtfinanzielle Bemessungsgrundlage für den STI 2024 der ISO-Zertifizierungsgrad von Standorten der KION Group nach Umwelt- und Arbeitssicherheitskriterien (ISO 14001 und ISO 45001) als Zielgröße festgelegt. 

Die nichtfinanziellen Bemessungsgrundlagen knüpfen an ESG-Ziele an, die aus der Nachhaltigkeitsstrategie des Unternehmens abgeleitet sind. Als nichtfinanzielle Ziele für den LTI 2022 bis 2024 hat der Aufsichtsrat die folgenden beiden Ziele festgelegt, die jeweils mit zehn Prozent gewichtet werden:

• Aus dem Themenfeld „Arbeitgeberattraktivität“ werden die Ergebnisse der jährlichen Mitarbeiterbefragung „KION Pulse“ einbezogen. Zu jeweils fünf Prozent fließen dabei die Teilnahmequote und der sogenannte Engagement Score, mit dem die Motivation und das Engagement der Mitarbeitenden gemessen werden, ein.
• Aus dem Themenfeld „Nachhaltigkeit und Umwelt“ wurde als nichtfinanzielle Bemessungsgrundlage für den LTI 2022 bis 2024 das Ergebnis des unabhängigen Nachhaltigkeitsratings S&P Global CSA als Zielgröße festgelegt, welches das Gesamtunternehmen und dessen Entwicklung nach verschiedenen Kriterien beurteilt.

Der Vergütungsausschuss bereitet alle erforderlichen Beschlüsse für den gesamten Aufsichtsrat, insbesondere im Zusammenhang mit den variablen Vergütungsbestandteilen der Vorstandsmitglieder, vor (Zielsetzung und Zielerreichung bei kurz- und langfristigen variablen Vergütungsbestandteilen).

Der Vergütungsausschuss des Aufsichtsrats besteht aus fünf Mitgliedern. Dem Ausschuss gehören drei Mitglieder der Anteilseignervertreter und zwei Mitglieder der Arbeitnehmervertreter an, wobei Vorsitzender des Vergütungsausschusses stets der Vorsitzende des Aufsichtsrats ist. Der Vergütungsausschuss befasst sich vornehmlich mit den Fragen der Vorstandsvergütung sowie dem jährlich zu erstellenden Vergütungsbericht. Zuständig für die Festsetzung und die regelmäßige Überprüfung des Vorstandsvergütungssystems der KION GROUP AG sowie der Gesamtbezüge der einzelnen Vorstandsmitglieder ist gemäß § 87a AktG der Aufsichtsrat der KION GROUP AG. Die Vorbereitung aller die Vergütung des Vorstands betreffenden Beschlussfassungen des Aufsichtsrats obliegt dem Vergütungsausschuss.

Risikomanagement und interne Kontrollen der Nachhaltigkeitsberichterstattung

Im Zuge einer systematischen, konzernweit durchgeführten Analyse und Bewertung erfasst die KION Group in einem regelmäßigen Turnus als interner Kontrollmechanismus Risiken im Konzern. Dazu gehören unter anderem Korruptions- und Bestechungsrisiken, Geldwäscherisiken und Risiken im Zusammenhang mit kartellrechtlichen oder steuerrechtlichen Bestimmungen und Cybersicherheitsvorgaben. Daneben werden auch nachhaltigkeitsbezogene Risiken wie Verstöße gegen Menschenrechte oder Umweltfragen in der Lieferkette systematisch erfasst. Dazu hat die KION Group einen Lieferantenmanagementprozess etabliert, bei dem etwaige Verstöße gegen die geschützten Rechte in der Lieferkette definiert sind. 

Hinsichtlich der Bewertung eines potenziellen Risikos werden die Ausprägung des Korruptionswahrnehmungsindex für das jeweilige Land, die Größe und Struktur der Einkaufs- oder Vertriebsorganisation vor Ort sowie die Kontakte zu Amtsträgern betrachtet. In einem standardisierten Prozess werden die konzernweiten Risiken bewertet und anschließend priorisiert. Aufkommende neue nichtfinanzielle Risiken werden dokumentiert und eingeordnet. Anschließend werden angemessene Maßnahmen ermittelt, um Schwächen in Prozessen und Kontrollmechanismen zu beheben.

In turnusmäßigen Sitzungen wird dem höchsten Kontrollgremium (Aufsichtsorgane) nicht nur der aktuelle Status in den Bereichen Gesundheit, Arbeitssicherheit und Umweltschutz dargelegt, sondern der Aufsichtsrat überwacht und kontrolliert auch bedeutende nachhaltigkeitsbezogene Risiken hinsichtlich der eingeleiteten Gegenmaßnahmen. Darüber hinaus ist der Aufsichtsrat in allen entscheidenden Schritten bei der Realisierung grundlegender, zukunftsorientierter Maßnahmen über die regelmäßige Berichterstattung eingebunden.

Dabei stellen unvollständige, inkonsistente oder fehlerhafte Berichtsdaten eine wesentliche Fehlerquelle in der Nachhaltigkeitsberichterstattung dar und können dabei auch zu einer fehlerhaften Risikoeinschätzung für den Konzern führen.

Nachhaltigkeitsdaten decken ein breites Spektrum an Themen ab und werden aus Rohdaten verschiedener Systeme der Tochtergesellschaften zusammengetragen, konsolidiert und ausgewertet. Potenzielle Risiken in Bezug auf die Berichterstattung können sich durch eine nachträglich aktualisierte Datenlage (zum Beispiel durch eine verbesserte Datenbasis) oder das Ersetzen von Schätzungen durch später verfügbare Istwerte, eine veränderte Berechnungsmethodik und turnusmäßige Aktualisierungen von Umrechnungs- und Emissionsfaktoren ergeben.

Zur Unterstützung der allgemeinen Datenvalidität der gemeldeten Berichtsdaten von den Tochtergesellschaften nutzt die KION Group unter anderem eine systembasierte Softwarelösung mit integrierten Kontrollen und einem Freigabeprozess der einzelnen Datenpakete. Verantwortlichen Personen werden einzelne Themen oder Datenpunkte zugewiesen, wobei sie einen standardisierten Prozess bei der Plausibilisierung und Freigabe der jeweiligen Datenpunkte durchlaufen. Diese Kontrolle einschließlich der Dokumentation ist fester Bestandteil des konzernweiten internen Kontrollsystems der KION Group.

Mit der freiwilligen Erstanwendung der CSRD im Berichtsjahr 2024 waren Angabepflichten und Interpretationen der Standards risikobehaftet. Daher wurden diese Risiken durch die Einbindung von externen Beratungshäusern zur Erfüllung der Mindestanforderungen der CSRD minimiert.

Die identifizierten Risiken im Zusammenhang mit der Nachhaltigkeitsberichterstattung werden überprüft, eingeordnet und interne Kontrollmechanismen bei Feststellungen kritisch hinterfragt. Das Risikomanagement konzentriert sich dabei sowohl auf die in diesem Nachhaltigkeitsbericht dargestellten Inhalte als auch auf die zugrunde liegenden Rohdaten und Informationen, die in diesen Nachhaltigkeitsbericht einfließen.