Compliance*

Die konsequente Beachtung einer umfassenden Compliance ist aus Sicht von Vorstand und Aufsichtsrat der KION GROUP AG unverzichtbare Voraussetzung für nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens. Die KION GROUP AG und ihre weltweiten Konzerngesellschaften verfügen daher über ein detailliertes Compliance-Programm, das an der Risikolage des Unternehmens ausgerichtet ist. In dessen Zentrum steht der KION Group Code of Compliance.

Das Compliance-Management-System der KION Group ist eng mit dem internen Kontrollsystem und dem Risikomanagement verzahnt, sodass Compliance ein fester Bestandteil eines jeden Geschäftsprozesses ist bzw. wird.

Zuständigkeiten

Der Vorstand der KION GROUP AG trägt die Gesamtverantwortung für das Funktionieren des Compliance-Managements im Konzern; die Ressortverantwortung für Compliance trägt der Chief Executive Officer der KION GROUP AG. Die Wahrnehmung der Leitungsaufgaben der Compliance ist an den Chief Compliance Officer delegiert, der die eingerichtete Compliance-Organisation verantwortet. Für die Regelbefolgung im operativen Geschäft sind die Presidents der Operating Units sowie die Funktionsverantwortlichen für administrative Kernprozesse in den Konzernzentralabteilungen verantwortlich. Die vorgenannten Funktionen werden operativ durch die KION Compliance-Abteilung, das KION Compliance Team und das KION Compliance Committee unterstützt. Die KION Compliance-Abteilung beschäftigt sich hauptsächlich mit dem Thema der Prävention von Compliance-Verstößen durch Setzen von Richtlinien, Information und Beratung sowie Schulung. Sie leitet das KION Compliance Team, in dem die lokalen und regionalen Compliance-Ansprechpartner des Konzerns vertreten sind.

In Erfüllung ihrer Aufgaben arbeitet die KION Compliance-Abteilung eng mit den Abteilungen Legal, Internal Audit und Human Resources zusammen. Die Leiter der Abteilungen Legal und Internal Audit bilden unter dem Vorsitz des Chief Compliance Officers das KION Compliance Committee, das sich als funktionsübergreifendes Gremium in erster Linie mit der Beratung und Untersuchung von Compliance-Meldungen sowie gegebenenfalls der Sanktionierung bei Fehlverhalten beschäftigt.

Verhaltenskodex (KION Group Code of Compliance)

Der KION Group Code of Compliance, der in allen für die Konzerngesellschaften der KION Group wesentlichen Sprachen verfügbar ist, und die weitergehenden internen Richtlinien geben allen Mitarbeitern, Führungskräften und Mitgliedern der Geschäftsführung verständliche und praktikable Leitlinien für eine ethische, werteorientierte und gesetzestreue Geschäftstätigkeit der KION Group. Die im KION Group Code of Compliance festgelegten Verhaltensgrundsätze sind weltweit für alle Mitarbeiter, Führungskräfte und Mitglieder der Geschäftsführung verbindlich. Sie bilden die Basis des Compliance-Programms der KION Group. Der KION Group Code of Compliance kann unter folgendem Link im Internet eingesehen werden: www.kiongroup.com/compliance.

Im Geschäftsjahr 2023 wurden keine Verstöße gegen den KION Group Code of Compliance innerhalb der KION Group festgestellt, die eine systemrelevante Lücke des Compliance-Management-Systems offenbarten.

Compliance-Programm

Das KION Compliance-Programm umfasst systemische Steuerungs- und Kontrollmaßnahmen. Diese sind im Einzelnen:

• der KION Group Code of Compliance,
• die KION Antibestechungs- und -korruptionsrichtlinie, ergänzt durch die Antibestechungs- und -korruptionsregelungen der KION Spenden- und Sponsoringrichtlinie, die KION Einkaufsrichtlinien und die KION Richtlinie über Interessenkonflikte,
• die KION Richtlinie zur Kartellrechts-Compliance,
• anlassbezogene Handlungsanweisungen (zum Beispiel zum Umgang mit Einladungen und Geschenken in der Weihnachtszeit, zu aktuellen Fraud-Fällen),
• nach Risikogruppen aufgestellte Schulungspläne und Schulungen, anlassbezogene Schulungen, Schulungen „on demand“,
• E-Learning-Kurse zu den Inhalten des KION Group Code of Compliance sowie zu Antikorruption, Antidiskriminierung, Hinweisgeberschutz, Datenschutz, den KION Werten und Kartellrechts-Compliance,
• Überprüfung von Geschäftspartnern,
• Compliance Due Diligence im Rahmen von M&A-Aktivitäten,
• Anfragen-/Helpdesk-Management,
• die Beschreibungen für die Meldung und Behandlung von Hinweisen im KION Group Code of Compliance sowie die Sanktionierung von Verstößen in der Geschäftsordnung des KION Compliance Committee.

Compliance-Schulung

Durch die Schulungen erhalten die Mitarbeiter, Führungskräfte und Mitglieder der Geschäftsführung praktikable Vorgaben, um eigenständig sachgerechte Entscheidungen treffen zu können, die im Einklang mit internen und externen Vorgaben sowie den ethischen Grundwerten der KION Group stehen. Um das Verständnis der Teilnehmer sicherzustellen, werden die Compliance-Schulungen in vielen verschiedenen Sprachen angeboten.

Das Compliance-Schulungs-Konzept der KION Group beruht auf zwei Säulen: E-Learning-Kurse und Präsenzschulungen. Neben dem allgemeinen E-Learning zu den Inhalten des KION Group Code of Compliance, verpflichtend für jeden neu eingetretenen Mitarbeiter, wurde 2020 ein E-Learning zur Antibestechungs- und -korruptionsrichtlinie sowie 2021 ein E-Learning zum respektvollen Umgang am Arbeitsplatz und zu Antidiskriminierung ausgerollt. Ein E-Learning zu Betrugsprävention und Geldwäsche und eines zu Interessenkonflikten wurden 2022 ausgerollt, 2023 gefolgt von einem E-Learning zu unbewussten Vorurteilen am Arbeitsplatz und einem zum Hinweisgeberschutz. Das E-Learning zur Antikorruption ist an alle Mitarbeiter mit PC-Zugang gerichtet und verpflichtend. Weitere verpflichtende Schulungen behandeln die Bereiche Datenschutz, Führungsverhalten, Wettbewerbsrecht und spezielle Fraud-Themen und Trade Compliance.

Für die Präsenzschulungen gibt es unterschiedliche Zielgruppen: Mitarbeiter ohne PC-Zugang, die eine allgemeine Schulung zu den Inhalten des KION Group Code of Compliance bekommen, und bestimmte Gruppen von Mitarbeitern, die aufgrund ihrer Tätigkeit einem besonderen objektiven Compliance-Risiko ausgesetzt sind, wie zum Beispiel einem erhöhten Korruptionsrisiko, weil sie eine hohe Anzahl von Kundenkontakten haben. Die Präsenzschulungen erfolgen risikobasiert. Die Frequenz der Präsenzschulungen richtet sich dann nach der Zugehörigkeit zu einer Risikogruppe.

Hinweisgebersystem

Ein wesentlicher Bestandteil des Compliance-Management-Systems der KION Group ist ein Hinweisgebersystem, über das sowohl Mitarbeiter als auch Dritte vertraulich auf tatsächliches oder vermutetes rechtswidriges oder unangemessenes Verhalten hinweisen können. Um Kenntnis von etwaigen Compliance-Verstößen zu erlangen, stellt die KION Group internen und externen Hinweisgebern verschiedene Meldewege zur Verfügung.

Tatsächliche oder vermutete Compliance-Verstöße können daher, auch anonym, über eine Compliance-Hotline, die täglich 24 Stunden verfügbar ist, über ein Webformular, per E-Mail, Post, Telefon oder auch direkt an einen Compliance Officer gemeldet werden. Die genauen Kontaktmöglichkeiten finden sich im Internet unter www.kiongroup.com/whistleblowing.

* Die Inhalte dieses Kapitels bzw. dieses Abschnitts sind freiwillige Angaben und daher nicht geprüft.