Der Vorstand der KION Group trägt die Gesamtverantwortung für das Compliance Management System im Konzern. Das Ressort Compliance ist direkt beim Vorstandsvorsitzenden angesiedelt. Leiter der Abteilung ist der Chief Compliance Officer der sich mit seinem Team um die Weiterentwicklung des Compliance Management Systems, Beratung und Information zu Compliance-Themen und -Schulungen kümmert. Die Compliance-Abteilung unterstützt die Leiter der operativen Einheiten bei der Implementierung des Compliance-Programms.
In den Einheiten vor Ort sind lokale und regionale Compliance-Repräsentanten ernannt, die innerhalb der jeweiligen Gesellschaft bzw. Region auf gesetz- und regelkonformes Handeln achten. Sie dienen als Anlaufstelle bei Fragen und möglichen Verstößen, bilden das konzernweite KION Compliance Team und werden inhaltlich von der zentralen Compliance-Abteilung gesteuert.
Meldungen über tatsächliche oder vermutete Verstöße können per Telefon, Post, E-Mail oder Fax gemacht werden. Alle Mitarbeiter können zudem weltweit – auf Wunsch auch anonym – über eine Whistleblowing-Hotline mögliche Verstöße in Sachen Compliance melden. Monatlich – in gravierenden Fällen ad-hoc – berichten die dezentralen Compliance-Repräsentanten an die Compliance-Abteilung. Wesentliche Vorfälle und Entwicklungen berichtet der Chief Compliance Officer direkt an den CEO der KION Group sowie an den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats.
In Erfüllung ihrer Aufgaben arbeitet die Compliance-Abteilung der KION Group eng mit der Rechtsabteilung, der internen Revision sowie der Personalabteilung zusammen. So ist auch das KION Compliance Committee, das sich als funktionsübergreifendes Gremium in erster Linie mit der Beratung, Untersuchung und gegebenenfalls Sanktionierung von Compliance-Meldungen und -Verstößen befasst, mit den Leitungen dieser Abteilungen besetzt.
Das Compliance Management System der KION Group ist nach dem Prüfungsstandard 980 des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW PS 980) aufgebaut. Fokus ist die Prävention von Compliance-Verstößen. Im Rahmen seiner regulären Prüfungen sowie durch ad-hoc-Audits prüft die Konzernrevision die Einhaltung der Compliance-Vorgaben der KION Group in den Tochtergesellschaften. Werden Compliance-Verstöße durch die Revision bestätigt, ist es die Aufgabe der Personal- bzw. Rechtsabteilung, für Abhilfe zu sorgen und die Verstöße zu ahnden.
Im Berichtszeitraum gab es verschiedene Meldungen an das Compliance Committee, unter anderem zu vermuteten Interessenskonflikten, Fehlverhalten gegenüber Mitarbeitern, unerlaubten Zahlungen und Einladungen zu Veranstaltungen, der Weitergabe von Firmendaten sowie zu gefälschten Stellenanzeigen und E-Mails. Den einzelnen Meldungen wurde ausnahmslos nachgegangen, zu den gefälschten Stellenanzeigen wurden Hinweise auf der Unternehmenswebsite veröffentlicht und in Fällen bestätigtem Fehlverhaltens wurden entsprechende Sanktionen verhängt.
Seit 2016 weitet die KION Group ihre Analyse von Compliance-Risiken auf den gesamten Konzern aus und verwendet dabei ein einheitliches System, nach dem diese Risiken in allen Konzerneinheiten bewertet und erfasst werden. Dies wird auch im folgenden Jahr einer der Schwerpunkte der Arbeit sein.
Derzeit wird zudem ein IT-gestütztes Instrument entwickelt, das Business Partner Check Tool, zur Überprüfung von Geschäftspartnern auf potenzielle Compliance-Risiken (Compliance-Management-System im Geschäftsbericht 2016).
