Compliance

Die umfassende Verankerung der Compliance-Grundsätze im Tagesgeschäft ist eine kontinuierliche Herausforderung für das Management der KION Group. Kommunikationsmaßnahmen sind dabei besonders wichtig, um das Bewusstsein für Compliance zu stärken und die Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand der jeweiligen Regelwerke zu halten. Im Berichtsjahr hat die KION Group die Präsenztrainings innerhalb der Compliance-Organisation international ausgeweitet und ihre Compliance-Risikoanalyse auf Länderebene intensiviert.

Zunehmend verpflichtet die KION Group auch Geschäftspartner auf die Einhaltung von Compliance-Prinzipien. Aktuelle Schwerpunkte der Compliance-Aktivitäten der KION Group sind die Themen Anti-Korruption, Anti-Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Organhaftung und Verantwortung der Führungskräfte, Datenschutz und IT-Sicherheit sowie Außenwirtschaft und Exportkontrolle.

Im Geschäftsjahr 2017 liegen die Schwerpunkte im Bereich Compliance auf der konzernweiten systematischen Compliance-Risikoanalyse, der Integration von Dematic einschließlich der Schaffung eines einheitlichen Code of Conduct, der Implementierung der IT-gestützten Geschäftspartnerprüfung sowie auf der Zielbildentwicklung zur Bekämpfung von Geldwäsche.

Compliance-Organisation

Der Vorstand der KION Group trägt die Gesamtverantwortung für das Compliance Management System im Konzern. Das Ressort Compliance ist direkt beim Vorstandsvorsitzenden angesiedelt. Leiter der Abteilung ist der Chief Compliance Officer der sich mit seinem Team um die Weiterentwicklung des Compliance Management Systems, Beratung und Information zu Compliance-Themen und -Schulungen kümmert. Die Compliance-Abteilung unterstützt die Leiter der operativen Einheiten bei der Implementierung des Compliance-Programms.

In den Einheiten vor Ort sind lokale und regionale Compliance-Repräsentanten ernannt, die innerhalb der jeweiligen Gesellschaft bzw. Region auf gesetz- und regelkonformes Handeln achten. Sie dienen als Anlaufstelle bei Fragen und möglichen Verstößen, bilden das konzernweite KION Compliance Team und werden inhaltlich von der zentralen Compliance-Abteilung gesteuert.

Meldungen über tatsächliche oder vermutete Verstöße können per Telefon, Post, E-Mail oder Fax gemacht werden. Alle Mitarbeiter können zudem weltweit – auf Wunsch auch anonym – über eine Whistleblowing-Hotline mögliche Verstöße in Sachen Compliance melden. Monatlich – in gravierenden Fällen ad-hoc – berichten die dezentralen Compliance-Repräsentanten an die Compliance-Abteilung. Wesentliche Vorfälle und Entwicklungen berichtet der Chief Compliance Officer direkt an den CEO der KION Group sowie an den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats.

In Erfüllung ihrer Aufgaben arbeitet die Compliance-Abteilung der KION Group eng mit der Rechtsabteilung, der internen Revision sowie der Personalabteilung zusammen. So ist auch das KION Compliance Committee, das sich als funktionsübergreifendes Gremium in erster Linie mit der Beratung, Untersuchung und gegebenenfalls Sanktionierung von Compliance-Meldungen und -Verstößen befasst, mit den Leitungen dieser Abteilungen besetzt.

Das Compliance Management System der KION Group ist nach dem Prüfungsstandard 980 des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW PS 980) aufgebaut. Fokus ist die Prävention von Compliance-Verstößen. Im Rahmen seiner regulären Prüfungen sowie durch ad-hoc-Audits prüft die Konzernrevision die Einhaltung der Compliance-Vorgaben der KION Group in den Tochtergesellschaften. Werden Compliance-Verstöße durch die Revision bestätigt, ist es die Aufgabe der Personal- bzw. Rechtsabteilung, für Abhilfe zu sorgen und die Verstöße zu ahnden.

Im Berichtszeitraum gab es verschiedene Meldungen an das Compliance Committee, unter anderem zu vermuteten Interessenskonflikten, Fehlverhalten gegenüber Mitarbeitern, unerlaubten Zahlungen und Einladungen zu Veranstaltungen, der Weitergabe von Firmendaten sowie zu gefälschten Stellenanzeigen und E-Mails. Den einzelnen Meldungen wurde ausnahmslos nachgegangen, zu den gefälschten Stellenanzeigen wurden Hinweise auf der Unternehmenswebsite veröffentlicht und in Fällen bestätigtem Fehlverhaltens wurden entsprechende Sanktionen verhängt.

Seit 2016 weitet die KION Group ihre Analyse von Compliance-Risiken auf den gesamten Konzern aus und verwendet dabei ein einheitliches System, nach dem diese Risiken in allen Konzerneinheiten bewertet und erfasst werden. Dies wird auch im folgenden Jahr einer der Schwerpunkte der Arbeit sein.

Derzeit wird zudem ein IT-gestütztes Instrument entwickelt, das Business Partner Check Tool, zur Überprüfung von Geschäftspartnern auf potenzielle Compliance-Risiken (Compliance-Management-System im Geschäftsbericht 2016).

Umfangreiche Schulungsmaßnahmen

Für die KION Group ist die Fortbildung der Mitarbeiter ein besonderes Qualitätsmerkmal für ein gutes Compliance-Management-System. Über sie lernen die Mitarbeiter, welche Regeln in ihrem Arbeitsumfeld gelten, welche Haltung das Unternehmen und seine Vertreter zu bestimmten Geschäftspraktiken hat und welche Verhaltensweisen es von seinen Mitarbeitern erwartet. Über Schulungsmaßnahmen wird besonders intensiv die Kultur des Unternehmens vermittelt.

Jeder neue Mitarbeiter der KION Group ist daher verpflichtet, ein E-Learning zu absolvieren, das inhaltlich alle Themenbereiche des KION Group Code of Compliance umfasst. Im Jahr 2016 wurde das Compliance E-Learning auf alle Konzerngesellschaften weltweit ausgeweitet, verbunden mit einer deutlichen Zunahme der Trainings im Vorjahresvergleich. Mitarbeiter ohne PC erhalten Präsenzschulungen. Auch Mitarbeiter, die aufgrund ihrer Aufgabe besonderen Risiken in Sachen Compliance ausgesetzt sind, zum Beispiel aus dem Bereich Einkauf, erhalten spezielle Präsenzschulungen. Ziel der KION Group ist es, alle Mitarbeiter regelmäßig zu den wichtigsten Themen (Anti-Korruption, Wettbewerbsrecht, Anti-Geldwäsche, Datenschutz, IT-Sicherheit und auch Menschenrechte) zu schulen. Änderungen in der Gesetzgebung oder Rechtsprechung fließen ebenso in die Präsenzschulungen ein wie Erkenntnisse aus dem Compliance Management System.