2. Unternehmens­führungs­praktiken

Die Corporate Governance der KION GROUP AG wird maßgeblich, aber nicht ausschließlich durch die Vorschriften des Aktiengesetzes und des Mitbestimmungsgesetzes bestimmt und orientiert sich zudem an den Empfehlungen des Kodex, die die KION GROUP AG mit einer Ausnahme alle erfüllt. Ergänzt werden diese Grundprinzipien durch eine Verpflichtung zu nachhaltigem Wirtschaften unter Berücksichtigung gesellschaftlicher Erwartungen in den Märkten, in denen das Unternehmen aktiv ist.

Vorstand und Aufsichtsrat bzw. Aufsichtsratsausschüsse behandelten im Geschäftsjahr 2018 Themen der Corporate Governance turnusmäßig nach Maßgabe eines rollierenden Themenfahrplans. Damit wird gewährleistet, dass die wesentlichen Elemente der Corporate Governance in der KION Group kontinuierlich Gegenstand der Beratungen in den wesentlichen Organen des Unternehmens sind. Der Aufsichtsrat ist in diesem Zusammenhang insbesondere seinen Überwachungspflichten nach dem Aktiengesetz nachgekommen. Der zur Unterstützung dieser Aufgabe eingerichtete Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats hat sich regelmäßig über die Rechnungslegungsstandardprozesse, die Entwicklung der Regulierungslandschaft, des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems sowie der Abschlussprüfung informiert sowie deren Wirksamkeit überprüft und dem Plenum des Aufsichtsrats darüber berichtet.

2.1 Internes Kontrollsystem

Die KION GROUP AG verfügt über ein an den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens ausgerichtetes internes Kontrollsystem, dessen Prozesse die Ordnungsmäßigkeit der internen und externen Rechnungslegungsprozesse gewährleisten sowie die Wirtschaftlichkeit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens und die Einhaltung der maßgeblichen rechtlichen Vorschriften und internen Richtlinien sicherstellen sollen. Diese Kontrollprozesse umfassen auch die strategische Planung des Unternehmens, bei der die zugrunde liegenden Annahmen und Planungen laufend überprüft und gegebenenfalls weiterentwickelt werden.

2.2 Rechnungslegungsbezogenes internes Kontrollsystem

Für den Rechnungslegungsprozess der KION Group sind im Rahmen des internen Kontroll- und Risikomanagementsystems geeignete Strukturen und Prozesse definiert, die gruppenweit umgesetzt sind. Grundlagen sind neben definierten Kontrollmechanismen unter anderem systemtechnische und manuelle Abstimmungsprozesse, eine klare Funktionstrennung, die strikte Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips sowie Richtlinien und Arbeitsanweisungen. Übergeordnetes Ziel ist es, dass der Jahresabschluss, der Konzernabschluss und der zusammengefasste Lagebericht den jeweiligen gesetzlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen und insbesondere den jeweils anzuwendenden Rechnungslegungsstandards vollumfänglich entsprechen. Änderungen der Rahmenbedingungen werden fortlaufend analysiert und entsprechend berücksichtigt. Details dazu finden sich im Risikobericht, der Bestandteil des zusammengefassten Lageberichts ist.

2.3 Risikomanagementsystem

Für eine professionelle und verantwortungsbewusste Unternehmensführung ist es erforderlich, dass sich der Vorstand regelmäßig durch das im Unternehmen eingerichtete Risikomanagementsystem über bestehende Risiken und deren Entwicklung informiert und seinerseits darüber dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats berichtet. Das Risikomanagementsystem der KION Group ist in einer konzernweiten Risikorichtlinie dokumentiert, die die Aufgaben, Prozesse und Verantwortlichkeiten definiert sowie Regeln für die Identifizierung, Bewertung, Berichterstattung und Steuerung der Risiken festlegt. Spezifische Einzelrisiken werden danach durch die jeweiligen Konzerneinheiten mithilfe eines internetbasierten Reporting-Tools gemeldet. Segmentübergreifende Risiken sowie Konzernrisiken werden vom Controlling und von den jeweiligen Stabsabteilungen berichtet. Die gemeldeten Risiken werden quartalsweise überprüft und neu bewertet, bis der Grund der Risikomeldung entfällt.

2.4 Compliance-Management-System

Die konsequente Beachtung einer umfassenden Compliance ist für Vorstand und Aufsichtsrat der KION GROUP AG unverzichtbare Voraussetzung für nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg. Die KION GROUP AG und ihre weltweiten Konzerngesellschaften verfügen daher über ein detailliertes Compliance-Programm, in dessen Zentrum der KION Group Code of Compliance steht.

Der KION Group Code of Compliance, der in allen für die Konzerngesellschaften der KION GROUP AG wesentlichen Sprachen verfügbar ist, gibt allen Mitarbeitern verständliche Leitlinien für eine ethische, werteorientierte und gesetzestreue Geschäftstätigkeit. Das Ziel ist es, alle Mitarbeiter regelmäßig zu den wichtigsten Compliance-Themen, vor allem Antikorruption, Verantwortung der Führungskräfte / Organhaftung, Datenschutz und IT-Sicherheit, Kommunikation, Wettbewerbsrecht sowie Außenwirtschaftsverkehr / Exportkontrolle, zu schulen. Diese Themen bilden auch die Schwerpunkte der Compliance-Aktivitäten.

Der Vorstand der KION GROUP AG trägt die Gesamtverantwortung für das Funktionieren des Compliance-Managements im Konzern; das Ressort Compliance ist beim Vorstandsvorsitzenden der KION GROUP AG angesiedelt. Die Wahrnehmung der Aufgaben der Compliance hat er an den Chief Compliance Officer delegiert. Für die Regelbefolgung im operativen Geschäft sind die Presidents der Operating Units sowie die Funktionsverantwortlichen für administrative Kernprozesse in den Konzernzentralabteilungen verantwortlich. Die Kontrolle des Compliance-Management-Systems obliegt selbstverständlich weiterhin dem CEO des Konzerns. Die vorgenannten Funktionen werden operativ durch die KION Compliance-Abteilung, das KION Compliance Team und das KION Compliance Committee unterstützt. Die KION Compliance-Abteilung beschäftigt sich hauptsächlich mit dem Thema der Prävention von Compliance-Verstößen durch Setzen von Leitlinien, Information und Beratung sowie Schulung. Sie leitet das KION Compliance Team, in dem die lokalen und regionalen Compliance-Ansprechpartner des Konzerns vertreten sind.

Meldungen über tatsächliche oder vermutete Compliance-Verstöße können, auch anonym, über eine Compliance-Hotline, die täglich 24 Stunden verfügbar ist, per E-Mail, Post oder Fax gemacht werden.

In Erfüllung ihrer Aufgaben arbeitet die Compliance-Abteilung der KION GROUP AG eng mit der Rechtsabteilung, der internen Revisionsabteilung und der Personalabteilung zusammen. Die Leiter dieser Abteilungen bilden unter dem Vorsitz des Chief Compliance Officers das KION Compliance Committee, das sich als funktionsübergreifendes Gremium in erster Linie mit der Beratung und Untersuchung von Compliance-Meldungen sowie gegebenenfalls Sanktionierung beschäftigt.

2.5 Abschlussprüfung

Der vom Vorstand der KION GROUP AG aufgestellte Jahresabschluss, der Konzernabschluss und der zusammengefasste Lagebericht werden von dem durch Beschluss der Hauptversammlung bestellten Abschlussprüfer der Gesellschaft geprüft. Verantwortliche Abschlussprüferin (Global Lead Service Partner) der Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft („Deloitte“), dem bestellten Abschlussprüfer, ist seit dem Jahres- und Konzernabschluss 2014 Frau Kirsten Gräbner-Vogel. Der Jahresabschluss, der Konzernabschluss und der zusammengefasste Lagebericht werden im Prüfungsausschuss erörtert und vom Aufsichtsrat geprüft und gebilligt.

Der verkürzte Konzernzwischenabschluss, der verkürzte Konzernzwischenlagebericht des Halbjahresfinanzberichts sowie die nichtfinanzielle Berichterstattung werden vom Abschlussprüfer prüferisch durchgesehen. Die beiden Quartalsmitteilungen sowie der Zwischenbericht zum Halbjahr werden vor ihrer Veröffentlichung vom Vorstand mit dem Prüfungsausschuss erörtert.

2.6 Vermeidung von Interessenkonflikten

Interessenkonflikte von Organen und sonstigen Entscheidungsträgern der Gesellschaft oder wesentlich beteiligten Aktionären widersprechen den Grundsätzen guter Corporate Governance und können der Gesellschaft schaden. Die KION GROUP AG und ihre Organe halten sich daher strikt an die Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex zu diesem Thema. Auch die Mitarbeiter der KION GROUP AG und ihrer Beteiligungsunternehmen werden im Rahmen der Compliance-Schulungen für das Problem der Interessenkonflikte sensibilisiert und haben bindende Verhaltensvorgaben im Falle tatsächlicher oder potenzieller Interessenkonflikte. Mögliche Interessenkonflikte muss jedes Vorstandsmitglied dem Aufsichtsrat unverzüglich offenlegen und die übrigen Vorstandsmitglieder darüber informieren. Alle Geschäfte zwischen der KION GROUP AG einerseits und Mitgliedern des Vorstands oder ihnen nahestehenden Personen oder Unternehmungen andererseits müssen marktüblichen Bedingungen entsprechen.

Vor dem Hintergrund der auf 45,0 Prozent angewachsenen Beteiligung von Weichai Power ist es der Gesellschaft allerdings ein besonderes Anliegen, mögliche Interessenkonflikte erst gar nicht entstehen zu lassen. Dies erfolgt zum einen durch die Vermeidung von geschäftlichen oder personellen Konstellationen, die den Eindruck eines Interessenkonflikts erwecken könnten, und zum anderen durch transparente Maßnahmen und klare Kommunikation.

Mit Wirkung vom 24. Juni 2013 wurde der Vorstandsvorsitzende der Gesellschaft, Herr Gordon Riske, zum Non-Executive Director der Weichai Power Co., Ltd., bestellt. Diese Bestellung wurde am 14. Juni 2018 bis zum 31. Dezember 2020 verlängert. Dazu hatte der Aufsichtsrat zuvor seine Zustimmung erteilt. Um sicherzustellen, dass aus dieser Funktion bei einem Mutterunternehmen der Gesellschaft keine Interessenkonflikte in der Person von Herrn Riske resultieren, wurden angemessene Vorkehrungen getroffen. Insoweit wird durch förmlich eingerichtete Prozesse sichergestellt, dass Herr Riske in seiner Funktion als Non-Executive Director von Weichai Power Co., Ltd., nicht in Vorgänge involviert wird, bei denen ein Konflikt mit den Interessen des KION Konzerns bestehen könnte. Ebenso wird Herr Riske nicht in Vorgänge einbezogen sein, die die Ausübung von Stimmrechten von Weichai Power oder ihrer Tochtergesellschaften in der Hauptversammlung der KION GROUP AG betreffen. Es ist sichergestellt, dass Herr Riske seine Aufgaben als Non-Executive Director von Weichai Power Co., Ltd., streng von denen als Vorstandsvorsitzender der KION GROUP AG trennt und er all seinen rechtlichen Verpflichtungen im Interesse der Gesellschaft nachkommt.