Erklärung zur Unternehmensführung gemäss § 289a HGB

Die Erklärung zur Unternehmensführung gemäß § 289a HGB enthält die Entsprechenserklärung nach § 161 AktG (unten 1.), relevante Angaben zu den über die gesetzlichen Anforderungen hinaus angewandten Unternehmensführungspraktiken (unten 2.) und eine Beschreibung der Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat sowie der Arbeitsweise und Zusammensetzung der Ausschüsse des Aufsichtsrats (unten 3.). Die Erklärung zur Unternehmensführung nach § 289a HGB ist Bestandteil des Lageberichts. Gemäß § 317 Absatz 2 Satz 3 HGB sind die Angaben nach § 289a HGB nicht in die Abschlussprüfung einzubeziehen.

1. Entsprechenserklärung gemäß § 161 Absatz 1 AktG

Gemäß § 161 Absatz 1 AktG haben Vorstand und Aufsichtsrat einer börsennotierten Aktiengesellschaft jährlich zu erklären, dass den Empfehlungen des Kodex entsprochen wurde und wird oder welche Empfehlungen nicht angewendet wurden oder werden und warum nicht. Jede Abweichung von den Empfehlungen des Kodex ist ausführlich zu begründen. Die Entsprechenserklärung soll auf der Internetseite der Gesellschaft dauerhaft öffentlich zugänglich sein.

Die KION GROUP AG ist seit dem 28. Juni 2013 im regulierten Markt an der Frankfurter Wertpapierbörse notiert. Sie hat daher zuvor keine Entsprechenserklärung im Sinne von § 161 Absatz 1 AktG abgegeben. Im Börsenprospekt wurde aber bereits ausgeführt, dass die Gesellschaft, bis auf eine Ausnahme, die Empfehlungen des Kodex erfüllt bzw. erfüllen wird.

Vorstand und Aufsichtsrat haben sich ausführlich mit den Empfehlungen des Kodex beschäftigt und haben am 19. Dezember 2013 die nachfolgende erste Entsprechenserklärung der KION GROUP AG gemäß § 161 Abs. 1 AktG verabschiedet:

1. Die KION GROUP AG entspricht mit einer Ausnahme sämtlichen vom Bundesministerium der Justiz im Amtlichen Teil des elektronischen Bundesanzeigers veröffentlichten Empfehlungen der „Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex“ (Kodex-Kommission) in der Fassung vom 13. Mai 2013 und wird ihnen auch künftig entsprechen.
   
   In Abweichung von Ziffer 3.8 Abs. 3 Deutscher Corporate Governance Kodex („Kodex“) sieht die Satzung der KION GROUP AG keinen Selbstbehalt für Mitglieder des Aufsichtsrats im Rahmen einer D&O-Versicherung vor. Die Gesellschaft ist der Ansicht, dass ein solcher Selbstbehalt im internationalen Umfeld unüblich ist und daher die Suche nach unabhängigen Kandidaten, insbesondere auch solchen aus dem Ausland, erheblich erschweren würde.
2. Die KION GROUP AG ist seit 28. Juni 2013 ein börsennotiertes Unternehmen und hat bislang keine Entsprechenserklärung gemäß § 161 Aktiengesetz abgegeben. In dem Zeitraum seit dem Börsengang hat die KION GROUP AG Leitlinien zur Vielfalt im Unternehmen („Diversity“) verabschiedet, um damit zu dokumentieren, dass den Empfehlungen gemäß Ziffer 4.1.5, Ziffer 5.1.2 Abs. 1 und Ziffer 5.4.1 Abs. 2 des Kodex entsprochen wird. Im Übrigen hat die KION GROUP AG seit dem Börsengang den Empfehlungen der Kodex-Kommission in der Fassung vom 13. Mai 2013 mit der beschriebenen Ausnahme von Ziffer 3.8 Abs. 3 des Kodex entsprochen.
   
   Im Hinblick auf Ziffer 5.4.2 des Kodex ist der Aufsichtsrat der Ansicht, dass unter Berücksichtigung der Vertreter der Arbeitnehmer im Aufsichtsrat die Anzahl von zwei unabhängigen, von den Anteilseignern gewählten Vertretern im Aufsichtsrat angemessen ist.

Wiesbaden, den 19. Dezember 2013

Für den Vorstand:

Für den Aufsichtsrat:

Dr. John Feldmann

Die Entsprechenserklärung ist auf der Internetseite der KION GROUP AG unter kiongroup.com/entsprechenserklaerung zugänglich gemacht.

2. Relevante Angaben zur Unternehmensführung

Die Corporate Governance der KION GROUP AG wird maßgeblich, aber nicht ausschließlich, durch die Vorschriften des Aktiengesetzes und des Mitbestimmungsgesetzes bestimmt und orientiert sich zudem an den Empfehlungen des Kodex, die die KION GROUP AG mit einer Ausnahme alle erfüllt. Ergänzt werden diese Grundprinzipien durch eine Verpflichtung zu nachhaltigem Wirtschaften unter Berücksichtigung gesellschaftlicher Erwartungen in den Märkten, in denen das Unternehmen aktiv ist.

Vorstand und Aufsichtsrat bzw. Aufsichtsratsausschüsse behandelten im Geschäftsjahr 2013 Themen der Corporate Governance turnusmäßig nach Maßgabe eines rollierenden Themenfahrplans. Damit wird gewährleistet, dass die wesentlichen Elemente der Corporate Governance in der KION Group kontinuierlich Gegenstand der Beratungen in den wesentlichen Organen des Unternehmens sind. Der Aufsichtsrat ist in diesem Zusammenhang insbesondere seinen Überwachungspflichten nach dem Aktiengesetz nachgekommen. So hat sich der auch zu diesem Zweck eingerichtete Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats regelmäßig über die Rechnungslegungsprozesse, die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems sowie der Abschlussprüfung informiert und dem Plenum des Aufsichtsrats hierüber berichtet.

2.1 Internes Kontrollsystem

Die KION GROUP AG verfügt über ein an den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens ausgerichtetes internes Kontrollsystem, dessen Prozesse die Ordnungsmäßigkeit der internen und externen Rechnungslegungsprozesse gewährleisten sowie die Wirtschaftlichkeit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens und die Einhaltung der maßgeblichen rechtlichen Vorschriften und internen Richtlinien sicherstellen sollen. Diese Kontrollprozesse umfassen auch die strategische Planung des Unternehmens, bei der die zugrundeliegenden Annahmen und Planungen laufend überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Der Aufsichtsrat und insbesondere der Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats lassen sich regelmäßig über die im Rahmen des internen Kontrollsystems eingerichteten Prozesse informieren und sind von deren Effizienz überzeugt.

2.2 Rechnungslegungsbezogenes Internes Kontrollsystem

Für den Rechnungslegungsprozess der KION Group sind im Rahmen des internen Kontroll- und Risikomanagementsystems geeignete Strukturen und Prozesse definiert, die gruppenweit umgesetzt sind. Grundlagen sind neben definierten Kontrollmechanismen unter anderem systemtechnische und manuelle Abstimmprozesse, eine klare Funktionstrennung, die strikte Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips sowie Richtlinien und Arbeitsanweisungen. Übergeordnetes Ziel ist, dass der Jahresabschluss und der Lagebericht sowie der Konzernabschluss und der Konzernlagebericht den jeweiligen gesetzlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen und insbesondere den jeweils anzuwendenden Rechnungslegungsstandards vollumfänglich entsprechen. Änderungen der Rahmenbedingungen werden fortlaufend analysiert und entsprechend berücksichtigt. Details hierzu finden sich im Risikobericht, der Bestandteil des Konzernlageberichts ist.

2.3 Risikomanagementsystem

Für eine professionelle und verantwortungsbewusste Unternehmensführung ist es erforderlich, dass sich der Vorstand regelmäßig von dem im Unternehmen eingerichteten Risikomanagementsystem über bestehende Risiken und deren Entwicklung informiert und seinerseits darüber dem Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats berichtet. Das Risikomanagementsystem der KION Group ist in einer konzernweiten Risiko-Richtlinie niedergelegt, die einen einheitlichen Katalog von Risiken enthält. Spezifische Einzelrisiken werden danach durch die jeweiligen Konzerneinheiten mithilfe eines Internet-basierten Reporting-Tools gemeldet. Segmentübergreifende Risiken sowie Konzernrisiken werden vom Controlling und den jeweiligen Stabsabteilungen berichtet.

2.4 Compliance-Management-System

Die kompromisslose Beachtung einer umfassenden Compliance ist für Vorstand und Aufsichtsrat der KION GROUP AG unverzichtbare Voraussetzung für nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg. Die KION GROUP AG und ihre weltweiten Konzerngesellschaften verfügen daher über ein umfangreiches Compliance-Programm, in dessen Zentrum der KION Group Code of Compliance steht.

Der KION Group Code of Compliance, der in allen für die Konzerngesellschaften der KION GROUP AG wesentlichen Sprachen verfügbar ist, gibt allen Mitarbeitern verständliche Leitlinien für eine ethische, werteorientierte und gesetzestreue Geschäftstätigkeit. Ziel ist es, alle Mitarbeiter regelmäßig zu den wichtigsten Compliance-Themen (z.B. Wettbewerbsrecht, Datenschutz, Kommunikation, Antikorruption) zu schulen. Für die Mitarbeiter mit PC-Arbeitsplatz erfolgt das Pflichttraining über E-Learning-Tools.

Schwerpunkte der Compliance-Aktivitäten bilden die Themen Antikorruption, Außenwirtschaftsverkehr/Exportkontrolle, Verantwortung der Führungskräfte/Organhaftung, Kapitalmarkt-Compliance, IT-Sicherheit und Datenschutz.

Die Compliance-Organisation der KION GROUP besteht aus folgenden Gremien, Funktionen und Aufgaben:

Der Vorstand der KION GROUP AG trägt die Gesamtverantwortung für das Funktionieren des Compliance-Managements im Konzern, das Ressort Compliance ist beim Vorstandsvorsitzenden der KION Group AG angesiedelt. Die Durchführungsverantwortung für Compliance hat er auf den Chief Compliance Officer und die Vorsitzenden der Geschäftsführungen der Teilkonzerne STILL und LMH sowie die Leiter der KION Regionen delegiert. Die Kontrollverantwortung liegt selbstverständlich weiterhin beim CEO des Konzerns. Die vorgenannten Funktionen werden operativ durch die KION Compliance Abteilung, das KION Compliance Team und das KION Compliance Committee unterstützt. Die KION Compliance Abteilung beschäftigt sich hauptsächlich mit dem Thema der Prävention von Compliance-Verstößen durch Setzen von Leitlinien, Information und Beratung sowie Schulung. Sie leitet das KION Compliance Team, in dem die lokalen und regionalen Compliance-Ansprechpartner des Konzerns vertreten sind.

Die Mitglieder des Compliance Teams der KION GROUP AG stehen allen Mitarbeitern des Konzerns jederzeit für Fragen und Ratschläge zur Verfügung. Zugleich sind sie für die Umsetzung des Compliance-Programms, insbesondere für die Beratung, Schulung und Information, zuständig.

Meldungen über tatsächliche oder vermutete Compliance-Verstöße können per Post, E-Mail oder Fax gemacht werden. Darüber hinaus haben alle Mitarbeiter die Möglichkeit, eventuelle Compliance-Verstöße, auf Wunsch auch anonym, über eine Compliance-Hotline zu melden.

In Erfüllung ihrer Aufgaben arbeitet die Compliance-Abteilung der KION GROUP AG eng mit der Rechtsabteilung und der internen Revisionsabteilung zusammen. So ist auch das KION Compliance Committee, das sich als funktionsübergreifendes Gremium in erster Linie mit der Beratung, Untersuchung und ggf. Sanktionierung von Compliance-Meldungen beschäftigt, mit den Leitern dieser Abteilungen und der Leiterin der Personalabteilung besetzt. Während KION Compliance für die Prävention von Compliance-Verstößen zuständig ist, hat die interne Revision die Aufgabe, den Sachverhalt von Compliance-Meldungen zu überprüfen. Die interne Revision überprüft auch im Namen des Vorstands die Einhaltung der Vorschriften in den Tochtergesellschaften. Werden Compliance-Verstöße durch die Prüftätigkeit der internen Revision bestätigt, ist es Aufgabe der Personal- bzw. der Rechtsabteilung, diesen Verstößen abzuhelfen und diese ggf. zu ahnden.

Für die Durchsetzung der Compliance sind die Geschäftsführungen der KION Marken-Obergesellschaften und deren Tochtergesellschaften verantwortlich. Die regionalen Compliance-Beauftragten (Local Compliance Representatives) beraten und unterstützen die Geschäftsführer und die Führungskräfte bei der Umsetzung der konzernweiten Compliance.

2.5 Prüfungsrelevante Prozesse

Der vom Vorstand der KION GROUP AG aufgestellte Jahresabschluss und Lagebericht sowie der Konzernabschluss und Konzernlagebericht werden durch den Abschlussprüfer geprüft, vom Prüfungsausschuss erörtert und vom Aufsichtsrat gebilligt.

Der verkürzte Konzernzwischenabschluss und der verkürzte Konzernzwischenlagebericht des Halbjahresfinanzberichts werden vom Abschlussprüfer prüferisch durchgesehen. Alle Zwischenberichte werden vor Veröffentlichung vom Vorstand mit dem Prüfungsausschuss erörtert.

2.6 Vermeidung von Interessenkonflikten

Interessenkonflikte von Organen und sonstigen Entscheidungsträgern der Gesellschaft oder wesentlich beteiligten Aktionären widersprechen den Grundsätzen guter Corporate Governance und schaden der Gesellschaft. Die KION GROUP AG und ihre Organe halten sich daher strikt an die Empfehlungen des Kodex. Auch die Mitarbeiter der KION GROUP AG und ihrer Beteiligungsunternehmen werden im Rahmen der Compliance-Schulungen für das Problem der Interessenkonflikte sensibilisiert und haben bindende Verhaltensvorgaben im Falle tatsächlicher oder potenzieller Interessenkonflikte.

Insbesondere vor dem Hintergrund der langjährigen Beteiligung der Großaktionäre Goldman Sachs und KKR, die in den Jahren vor der Umwandlung der KION GROUP AG in eine Aktiengesellschaft und dem Börsengang in erheblichem Umfang Einfluss auf die Geschäftsführung der Gesellschaft genommen haben, und des Erwerbs einer wesentlichen Beteiligung an der KION GROUP AG durch Weichai Power und der Repräsentanz dieser Aktionäre im Aufsichtsrat der KION GROUP AG ist es der Gesellschaft ein besonderes Anliegen, mögliche Interessenkonflikte erst gar nicht entstehen zu lassen und auch dem Eindruck, diese könnten bestehen, überzeugend entgegenzutreten. Dies erfolgt zum einen durch die Vermeidung von geschäftlichen oder personellen Konstellationen, die den Eindruck eines Interessenkonflikts erwecken könnten, zum anderen durch die Ergreifung transparenter Maßnahmen, die die Besorgnis von Interessenkonflikten effektiv vermeiden.

Mit Wirkung vom 24. Juni 2013 wurde der Vorstandsvorsitzende der Gesellschaft, Herr Gordon Riske, zum Non-Executive Director der Weichai Power bestellt. Hierzu hatte der Aufsichtsrat zuvor seine Zustimmung erteilt. Um sicherzustellen, dass aus dieser Funktion bei einem Großaktionär der Gesellschaft keine Interessenkonflikte in der Person von Herrn Riske resultieren, wurden angemessene Vorkehrungen getroffen. Insoweit wird durch förmlich eingerichtete Prozesse sichergestellt, dass Herr Riske in seiner Funktion als Non-Executive Director von Weichai Power nicht in Vorgänge involviert wird, bei denen ein Konflikt mit den Interessen des KION Konzerns bestehen könnte. Ebenso wird Herr Riske nicht in Vorgänge einbezogen sein, die die Ausübung von Stimmrechten von Weichai Power oder ihrer Tochtergesellschaften in der Hauptversammlung der KION GROUP AG betreffen. Es ist sichergestellt, dass Herr Riske seine Aufgaben als Non-Executive Director von Weichai Power streng von denen als Vorstandsvorsitzender der KION GROUP AG trennt und dass er all seinen rechtlichen Verpflichtungen im Interesse der Gesellschaft nachkommt.

Das Vorstandsmitglied Ching Pong Quek hat im Berichtsjahr von der Bezirksverwaltung Siming, Xiamen, China, eine Incentive-Prämie in Höhe von 486.659,00 RMB (das entspricht zum durchschnittlichen Wechselkurs im Jahr 2013 umgerechnet 59.596,20 €) erhalten. Diese Zahlung stand nicht im Zusammenhang mit der Vorstandstätigkeit Herrn Queks, sondern wurde ihm ausschließlich in seiner Eigenschaft als Mitglied des Management-Teams (Chief Executive Officer) der Linde (China) Forklift Truck Corp., Ltd., Xiamen, China, gewährt. Derartige Incentives wurden in unterschiedlicher Höhe auch an 23 andere Mitglieder des Managements der Linde (China) Forklift Truck Corp., Ltd., Xiamen, China, gezahlt. Die Prämien werden von der Bezirksverwaltung Siming jährlich an Management-Teams lokaler Unternehmen ausgelobt, die sich im abgelaufenen Jahr besonders um die regionale Wirtschaft verdient gemacht haben. Derartige Zahlungen sind auch in anderen Bezirken Chinas üblich und dienen dem Zweck, die Attraktivität dieser Regionen für talentierte Manager und insbesondere auch für nach China entsandte Mitarbeiter ausländischer Unternehmen zu erhöhen. Die Zahlung wurde dem Vorstandsvorsitzenden und dem Aufsichtsrat gegenüber offengelegt.

3. Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat sowie Arbeitsweise und Zusammensetzung der Ausschüsse des Aufsichtsrats

Die Zusammenarbeit von Vorstand und Aufsichtsrat der KION GROUP AG ist eng und vertrauensvoll und auf den nachhaltigen Erfolg des Unternehmens ausgerichtet. Die Mitglieder des Vorstands nehmen regelmäßig an den Sitzungen des Aufsichtsrats teil, sofern der Aufsichtsrat nicht beschließt, ohne die Anwesenheit des Vorstands zu tagen.

Der Vorstand unterrichtet den Aufsichtsrat zeitnah, umfassend und regelmäßig über die Entwicklung der KION Group. Neben den gesetzlich vorgeschriebenen Berichtspflichten sind in einer Geschäftsordnung für den Vorstand der KION GROUP AG weitere Berichtspflichten sowie Zustimmungsvorbehalte zugunsten des Aufsichtsrats festgelegt.

3.1 Arbeitsweise des Vorstands

Der Vorstand der KION GROUP AG besteht aus fünf Mitgliedern. Er leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung im Unternehmensinteresse, d.h. unter Berücksichtigung der Belange der Aktionäre, der Kunden, der Arbeitnehmer und der sonstigen dem Unternehmen verbundenen Gruppen (Stakeholders) mit dem Ziel einer nachhaltigen Wertsteigerung. Der Vorstand entwickelt die strategische Ausrichtung des Unternehmens, stimmt diese mit dem Aufsichtsrat ab und sorgt für deren Umsetzung. Jedes Vorstandsmitglied verantwortet einen eigenen Zuständigkeitsbereich, über den es seine Vorstandskollegen laufend unterrichtet. >> Tabelle 003

Mögliche Interessenskonflikte muss jedes Vorstandsmitglied dem Aufsichtsrat unverzüglich offenlegen und die übrigen Vorstandsmitglieder hierüber informieren. Alle Geschäfte zwischen der KION GROUP AG einerseits und Mitgliedern des Vorstands oder ihnen nahestehenden Personen oder Unternehmungen andererseits müssen marktüblichen Bedingungen entsprechen.

Die Zusammenarbeit und Zuständigkeiten der Vorstandsmitglieder werden durch eine Geschäftsordnung geregelt, die der Aufsichtsrat für den Vorstand erlassen hat. Sitzungen des Gesamtvorstands finden in der Regel alle 14 Tage statt und werden vom Vorstandsvorsitzenden geleitet. Gelegentlich nehmen einzelne Vorstandsmitglieder per Videokonferenz an den Sitzungen teil. In den Sitzungen werden unter anderem Beschlüsse zu Maßnahmen und Geschäften gefasst, die nach der Geschäftsordnung des Vorstands die Zustimmung des Gesamtvorstands erfordern. Beschlüsse des Gesamtvorstands werden mit einfacher Mehrheit gefasst, soweit nicht das Gesetz zwingend eine andere Mehrheit vorschreibt. Im Falle einer Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorstandsvorsitzenden. Beschlüsse des Vorstands können auch außerhalb von Sitzungen gefasst werden. Der Vorstand informiert unter Beachtung des § 90 AktG den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle für das Gesamtunternehmen relevanten Fragen zur beabsichtigten Geschäftspolitik, Unternehmensplanung, Geschäftsentwicklung, Finanz- und Ertragslage sowie über unternehmerische Risiken. Der Vorstandsvorsitzende befindet sich hierüber in regelmäßigem Austausch mit dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats.

Näheres zur Arbeitsweise des Vorstands wird in der vom Aufsichtsrat festgelegten Geschäftsordnung für den Vorstand geregelt, die insbesondere auch den Geschäftsverteilungsplan und die dem Gesamtvorstand vorbehaltenen Angelegenheiten regelt. Die Geschäftsordnung des Vorstands sieht für bedeutende Geschäftsvorgänge Zustimmungsvorbehalte zugunsten des Aufsichtsrats vor. So ist beispielsweise für die Festlegung der Budgetplanung und für größere Akquisitionen oder Investitionen die Zustimmung des Aufsichtsrats erforderlich.

Die Gesellschaft wird durch zwei Vorstandsmitglieder, ein Vorstandsmitglied gemeinsam mit einem Prokuristen oder zwei Prokuristen gemeinsam vertreten.

3.2 Arbeitsweise des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat der KION GROUP AG berät und überwacht den Vorstand bei der Leitung der Gesellschaft und überprüft seine Tätigkeit. Bei jeder für die KION GROUG AG grundlegenden Entscheidung wird der Aufsichtsrat rechtzeitig und umfassend eingebunden.

Der Aufsichtsrat der KION GROUP AG setzt sich aus 16 Mitgliedern zusammen und ist paritätisch mit jeweils acht Vertretern der Arbeitnehmer und der Anteilseigner besetzt. Die Vertreter der Anteilseigner im Aufsichtsrat werden von der Hauptversammlung der Gesellschaft mit einfacher Mehrheit in Einzelwahl gewählt.

Der Aufsichtsrat hat sich für seine Tätigkeit in Ergänzung zu den Vorgaben der Satzung eine Geschäftsordnung gegeben, in der auch die Ausschüsse des Aufsichtsrats festgelegt sind. Danach koordiniert der Aufsichtsratsvorsitzende die Arbeit im Aufsichtsrat und die Zusammenarbeit mit dem Vorstand, leitet dessen Sitzungen und nimmt die Belange des Gremiums nach außen wahr. Seine Beschlüsse fasst der Aufsichtsrat in Präsenzsitzungen, die mindestens zweimal pro Kalenderhalbjahr stattfinden. Außerhalb von Präsenzsitzungen ist eine Beschlussfassung durch textförmliche, fernmündliche oder andere vergleichbare Formen der Beschlussfassung zulässig, wenn dies der Aufsichtsratsvorsitzende oder im Verhinderungsfall dessen Stellvertreter für den Einzelfall bestimmt. Beschlüsse des Aufsichtsrats werden mit einfacher Stimmenmehrheit gefasst, soweit das Gesetz nichts anderes bestimmt. Ergibt eine Abstimmung Stimmengleichheit, so findet eine Neuaussprache nur statt, wenn die Mehrheit des Aufsichtsrats dies beschließt. Andernfalls muss unverzüglich neu abgestimmt werden. Bei dieser erneuten Abstimmung über denselben Gegenstand hat der Vorsitzende des Aufsichtsrats, wenn auch sie Stimmengleichheit ergibt, zwei Stimmen.

3.3 Ziele bei der Zusammensetzung des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat strebt eine seinen Aufgaben und Pflichten angemessene Zusammensetzung an. Dies erfordert insbesondere sowohl die Berücksichtigung individueller Eigenschaften und Fähigkeiten der Mitglieder des Aufsichtsrats als auch der spezifischen Anforderungen, die sich aus der globalen Geschäftstätigkeit der KION GROUP AG und ihrer Konzerngesellschaften ergeben. Der Aufsichtsrat ist daher der Ansicht, dass im Vordergrund einer auf Vielfalt zielenden Zusammensetzung des Gremiums die Kompetenz der einzelnen Mitglieder und eine ausgewogene, an den Unternehmenserfordernissen ausgerichtete Mischung der im Gremium vertretenen persönlichen Eigenschaften, Erfahrungen, Qualifikationen und Kenntnisse aller Mitglieder steht, und hat im Rahmen eines Diversity Statements Leitlinien für die Auswahl von Mitgliedern des Aufsichtsrats verabschiedet. Dies bedeutet auch, dass der Aufsichtsrat eine angemessene Beteiligung von Frauen im Aufsichtsrat anstrebt. Vor dem Hintergrund, dass dem Aufsichtsrat der KION GROUP AG, wie schon in der Vergangenheit, derzeit bereits zwei Frauen als Mitglieder angehören, sieht er eine solche angemessene Beteiligung unter Beachtung der unternehmensspezifischen Situation schon aktuell als erreicht an und wird sich zumindest um eine Beibehaltung dieses Frauenanteils bemühen. Der Aufsichtsrat würde darüber hinaus die Aufnahme weiterer weiblicher Mitglieder, die die vorgenannten Kriterien erfüllen, unterstützen, sieht aber zum gegenwärtigen Zeitpunkt keine Notwendigkeit, den Anteil von Frauen im Aufsichtsrat der KION GROUP AG kurzfristig weiter zu erhöhen oder eine zwingende Quote für die Beteiligung von Frauen im Aufsichtsrat einzuführen, wobei er die Diskussion in Gesellschaft und Politik zu einer gesetzlichen Mindestquote von Frauen im Aufsichtsrat verfolgt und gegebenenfalls die erforderlichen Maßnahmen ergreifen wird.

3.4 Arbeitsweise und Zusammensetzung der Ausschüsse des Vorstands und des Aufsichtsrats

Der Aufsichtsrat der KION Holding 1 GmbH (die zu diesem Zeitpunkt vor Wirksamwerden des Formwechsels als KION GROUP AG i.Gr. firmierte) hat am 29. Mai 2013 beschlossen, mit Wirkung zum Eintrag des Formwechsels bei der KION GROUP AG vier Ausschüsse zu bilden, deren Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Arbeitsprozesse den Vorschriften des Aktiengesetzes und des Kodex entsprechen. Die jeweiligen Ausschussvorsitzenden berichten dem Plenum des Aufsichtsrats regelmäßig über die Arbeit der Ausschüsse. Die Ausschüsse haben sich jeweils Geschäftsordnungen gegeben, die ihre Aufgaben und Arbeitsweise festlegen.

Präsidialausschuss

Der Präsidialausschuss besteht aus vier Vertretern der Anteilseigner und vier Vertretern der Arbeitnehmer. Vorsitzender des Präsidialausschusses ist immer der Vorsitzende des Aufsichtsrats. Der Präsidialausschuss bereitet die Sitzungen des Aufsichtsrats vor und erledigt die laufenden Angelegenheiten zwischen den Sitzungen des Aufsichtsrats. Des Weiteren bereitet der Präsidialausschuss auch die Entscheidungen des Aufsichtsrats im Bereich Corporate Governance, insbesondere über Anpassungen der Entsprechenserklärung gemäß § 161 Aktiengesetz an geänderte tatsächliche Verhältnisse, sowie die Prüfung der Einhaltung der Entsprechenserklärung vor. Außerdem bereitet der Präsidialausschuss die Vorlagen für den Aufsichtsrat für die beabsichtigte Bestellung und Abberufung von Vorstandsmitgliedern sowie gegebenenfalls bei der Ernennung eines Vorstandsvorsitzenden vor. Vorlagen betreffend alle Themenkomplexe im Zusammenhang mit der Vergütung der Mitglieder des Vorstands werden ebenfalls vom Präsidialausschuss vorbereitet. Weiter ist der Präsidialausschuss verantwortlich für die Beschlussfassung über den Abschluss, die Änderung und Beendigung von Anstellungs-, Pensions-, Abfindungs-, Beratungs- und sonstigen Verträgen mit Vorstandsmitgliedern und über alle sich hieraus ergebenden Fragen, soweit sie nicht Vergütungsthemen betreffen. Außerdem ist der Präsidialausschuss zuständig für die Beschlussfassung über die Gewährung von Darlehen an Vorstandsmitglieder, Mitglieder des Aufsichtsrats oder diesen nahestehende Personen im Sinne von §§ 89, 115 Aktiengesetz und für die Beschlussfassung über die Zustimmung zu Verträgen mit Mitgliedern des Aufsichtsrats außerhalb ihrer Tätigkeit als Aufsichtsrat. Der Präsidialausschuss soll – unter Einbeziehung des Vorstands – regelmäßig über eine langfristige Nachfolgeplanung für den Vorstand beraten.

Mitglieder des Präsidialausschusses waren im Geschäftsjahr 2013:

Dr. John Feldmann (Vorsitzender)
Joachim Hartig (Stellvertretender Vorsitzender)
Dr. Alexander Dibelius
Denis Heljic
Johannes P. Huth
Jiang Kui
Thilo Kämmerer
Kay Pietsch

Vermittlungsausschuss

Der Vermittlungsausschuss besteht aus dem Vorsitzendem des Aufsichtsrats, seinem Stellvertreter sowie jeweils einem Vertreter der Arbeitnehmer und einem Vertreter der Anteilseigner. Der Vermittlungsausschuss schlägt dem Aufsichtsrat innerhalb eines Monats nach der Abstimmung im Aufsichtsrat, bei der die nach § 27 Absatz 3 und § 31 Absatz 3 des Mitbestimmungsgesetzes erforderliche Mehrheit von zwei Dritteln der Stimmen nicht erreicht worden ist, Kandidaten für den Vorstand vor. Bei der Abstimmung über diesen Vorschlag hat der Vorsitzende des Aufsichtsrats kein Zweitstimmrecht.

Mitglieder des Vermittlungsausschusses waren im Geschäftsjahr 2013:

Dr. John Feldmann (Vorsitzender)
Joachim Hartig (Stellvertretender Vorsitzender)
Johannes P. Huth (seit 27. Juni 2013)
Dr. Alexander Dibelius (bis 27. Juni 2013)
Kay Pietsch

Prüfungsausschuss

Der Prüfungsausschuss besteht aus vier Mitgliedern, die vom Aufsichtsrat gewählt werden. Zweck des Prüfungsausschusses ist es, den Aufsichtsrat bei der Erfüllung seiner Aufgabe der Überwachung des Berichtswesens, der Rechnungslegungsprozesse und der Compliance-Themen zu unterstützen. Diese Verantwortlichkeiten umfassen die Überwachung der Qualität und Integrität der Konzern- und der Einzelabschlüsse und der diesbezüglichen Offenlegungen, die internen Kontrollmechanismen, das Risikomanagement und das interne Revisionssystem. Der Prüfungsausschuss kontrolliert auch die vom Abschlussprüfer erbrachten Leistungen, seine Qualifikationen und seine Unabhängigkeit und ist verantwortlich für die Erteilung des Prüfungsauftrags an den Abschlussprüfer, die Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten und die Honorarvereinbarung. Der Prüfungsausschuss übt darüber hinaus die in § 32 Absatz 1 des Mitbestimmungsgesetzes vorgesehenen Beteiligungsrechte aus.

Mitglieder des Prüfungsausschusses waren im Geschäftsjahr 2013:

Hans Peter Ring (Vorsitzender, ab 27. Juni 2013)
Dr. Martin Hintze (Vorsitzender, bis 27. Juni 2013)
Kay Pietsch (Stellvertretender Vorsitzender)
Dr. John Feldmann (ab 27. Juni 2013)
Dr. Roland Köstler (bis 30. September 2013)
Alexandra Schädler (seit 2. Oktober 2013)
Silke Scheiber (bis 27. Juni 2013)

Der Ausschussvorsitzende Hans Peter Ring verfügt als unabhängiges Mitglied des Prüfungsausschusses über den gemäß §§ 100 Absatz 5, 107 Absatz 4 Aktiengesetz erforderlichen Sachverstand auf dem Gebiet Rechnungslegung oder Abschlussprüfung.

Nominierungsausschuss

Der Nominierungsausschuss besteht aus vier Mitgliedern, die ausschließlich Vertreter der Anteilseigner sind und von den Vertretern der Anteilseigner im Aufsichtsrat gewählt werden. Einzige Aufgabe des Nominierungsausschusses ist der Vorschlag von neuen Kandidaten für den Aufsichtsrat an die Hauptversammlung der Gesellschaft.

Mitglieder des Nominierungsausschusses:

Dr. John Feldmann (Vorsitzender)
Dr. Martin Hintze (Stellvertretender Vorsitzender)
Jiang Kui
Silke Scheiber

Dem Personalausschuss, dessen Aufgaben der Präsidialausschuss übernommen hat, gehörten bis zum 27. Juni 2013 an:

Johannes P. Huth (Vorsitzender)
Joachim Hartig (Stellvertretender Vorsitzender)
Dr. Alexander Dibelius
Thilo Kämmerer