Integrity, einer der vier zentralen Werte der KION Group, steht auch für den hohen Stellenwert, den die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien sowie von freiwilligen Kodizes im Unternehmen hat. Die KION GROUP AG und ihre weltweiten Konzerngesellschaften setzen daher auf ein umfangreiches Compliance-Management-System, in dessen Zentrum der KION Group Code of Compliance steht.

Die Compliance-Richtlinien sind sowohl auf Konzernebene, als auch in den einzelnen operativen Einheiten für die Mitarbeiter transparent und jederzeit verfügbar. Die umfassende Verankerung dieser Compliance-Grundsätze im Tagesgeschäft ist eine kontinuierliche Aufgabe für das Management der KION Group. Besonderer Wert wird dabei auf Kommunikationsmaßnahmen und Schulungen gelegt, um das Bewusstsein für Compliance zu stärken und die Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand der jeweiligen Regelwerke zu halten. So wurde im Berichtsjahr im Zuge der Überarbeitung des KION Intranets und der damit verbundenen Einführung des KION Social Intranets auch der Auftritt des Compliance-Bereichs überarbeitet.

Aktuelle Schwerpunkte der Compliance-Aktivitäten der KION Group sind die Themen Anti-Korruption, Anti-Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Organhaftung und Verantwortung der Führungskräfte, Datenschutz und IT-Sicherheit sowie Außenwirtschaft und Exportkontrolle. Zunehmend verpflichtet die KION Group auch Geschäftspartner auf die Einhaltung von Compliance-Prinzipien. Dazu wurde 2017 das Business Partner Check Tool zur IT-gestützten Geschäftspartnerprüfung installiert. In der zentralen Compliance-Organisation wird dieses Werkzeug bereits genutzt, der konzernweite Roll-out erfolgt 2018. 2017 wurde zudem die Zielbildentwicklung zur Bekämpfung von Geldwäsche erfolgreich abgeschlossen. Dabei wurden die internen Regelungen zur Vermeidung von Geldwäsche analysiert und die relevanten Konzernbereiche zu bestehenden Risiken befragt. In der Folge werden gezielte Maßnahmen zur Risikominimierung eingeleitet. Spezifische Schulungen zum Thema Geldwäsche sollen den Risiken zusätzlich vorbeugen.

Compliance-Organisation

Der Vorstand der KION GROUP AG trägt die Gesamtverantwortung für das Compliance-Management-System im Konzern. Das Ressort Compliance ist direkt beim Vorstandsvorsitzenden angesiedelt. Leiter der Abteilung ist der Chief Compliance Officer, der mit seinem Team für die Weiterentwicklung des Compliance-Management-Systems, die Beratung und Information zu Compliance-Themen sowie entsprechende Schulungen verantwortlich ist. Die Compliance-Abteilung unterstützt die verantwortlichen Führungskräfte der operativen Einheiten bei der Implementierung des Compliance-Programms. KION Group Geschäftsbericht 2017 – Compliance-Management-System

In den Einheiten vor Ort sind lokale und regionale Compliance-Repräsentanten ernannt, die innerhalb der jeweiligen Gesellschaft bzw. Region auf gesetz- und regelkonformes Handeln achten. Sie dienen als Anlaufstelle bei Fragen und möglichen Verstößen, bilden das konzernweite KION Compliance Team und werden inhaltlich von der zentralen Compliance-Abteilung gesteuert. Grundsätzlich soll dabei für jede operative Einheit ein Compliance Officer in Vollzeit seinen Aufgaben nachgehen und direkt an den Chief Compliance Officer berichten. Regelmäßige Telefonkonferenzen sowie persönliche Besuche vor Ort gewährleisten einen kontinuierlichen Informationsaustausch. Hinzu kommt der jährlich stattfindende Compliance Day, an dem alle Mitarbeiter teilnehmen, die im Konzern mit dem Thema Compliance befasst sind.

Auch die im Vorjahr erworbene Dematic ist inzwischen voll in die KION Compliance-Organisation integriert, mit einem Compliance Officer, der seine Aufgaben in Vollzeit wahrnimmt. Zudem wird der KION Group Code of Compliance 2018 um spezifische Inhalte von Dematic ergänzt.

Monatlich – in gravierenden Fällen ad hoc – berichten die dezentralen Compliance-Repräsentanten an die Compliance-Abteilung. Wesentliche Vorfälle und Entwicklungen berichtet der Chief Compliance Officer direkt an den CEO der KION Group sowie an den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats der KION GROUP AG.

In Erfüllung ihrer Aufgaben arbeitet die Compliance-Abteilung der KION Group eng mit der Rechtsabteilung, der internen Revision sowie der Personalabteilung zusammen. So ist auch das KION Compliance Committee mit den Leitungen dieser Abteilungen besetzt. Es befasst sich als funktionsübergreifendes Gremium in erster Linie mit der Bearbeitung der Compliance-Hinweise, mit der Steuerung von Untersuchungen und der Beratung über erforderliche Sanktionen bei festgestellten Compliance-Verstößen.

Das Compliance-Management-System der KION Group ist nach dem Vorbild des Prüfungsstandards 980 des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW PS 980) aufgebaut. Fokus ist die Prävention von Compliance-Verstößen. Im Rahmen seiner regulären Prüfungen sowie durch Ad-hoc-Audits prüft die Konzernrevision die Einhaltung der Compliance-Vorgaben der KION Group in den Tochtergesellschaften. Werden Compliance-Verstöße durch die Revision bestätigt, ist es die Aufgabe der Personal- bzw. Rechtsabteilung, für Abhilfe zu sorgen und die Verstöße zu ahnden. Im Jahr 2018 will die KION Group die Zertifizierung des Compliance-Management-Systems angehen, die Vorbereitungen dazu haben bereits begonnen.

Meldungen über tatsächliche oder vermutete Verstöße können per Telefon, Post, E-Mail oder Fax erfolgen. Zusätzlich steht allen Mitarbeitern der KION Group, auf Wunsch auch anonym, eine Whistleblowing-Hotline zur Verfügung, um mögliche Verstöße in Sachen Compliance zu melden. Die Mitarbeiter können sich zudem jederzeit an ihre Vorgesetzten wenden und sie auf eventuelle Missstände aufmerksam machen. Zudem wird die Internetpräsenz des Compliance-Bereichs auf der KION Group Website um entsprechende Kontaktinformationen erweitert, um die Transparenz auch für Externe zu erhöhen.

Die Compliance-Abteilung hat im Berichtszeitraum 147 Hinweise über vermutete oder tatsächliche Verstöße erhalten. Die Meldungen betrafen versuchte Cyber-Angriffe über Spam E-Mails oder CEO-Fraud Versuche, HR & HSE-relevante Beschwerden, mögliche Interessenskonflikte, Diebstähle von Firmeneigentum und Betrugsfälle. Den einzelnen Meldungen wurde ausnahmslos nachgegangen.

30 Prozent der Hinweise hatten Korrekturmaßnahmen wie Verbesserung der internen Kontrollen und Prozesse, zusätzliche Awareness-Schulungen, aber auch Disziplinarmaßnahmen wie Ermahnung, Abmahnung oder Entlassung der betroffenen Mitarbeiter zur Folge.

Es wurden keine signifikanten, systemischen Compliance-Verstöße festgestellt.

Vermeidung von Korruption und Bestechung

Das unternehmerische Handeln auf allen Ebenen der KION Group basiert auf Integrität. Korruption und Bestechung werden von der KION Group in keiner Form geduldet. Das Unternehmen hat sich zum Ziel gesetzt, Korruption vollständig zu vermeiden, und folgt dazu dem Ansatz „Prevent – Detect – Respond“. Mit Schulungen und Richtlinien soll möglichen Gesetzesverstößen vorgebeugt werden, wobei dem Business Partner Check eine wichtige Rolle zukommt. Präventiv wirken zudem entsprechende Klauseln in den Verträgen mit Händlern, Beratern und Lieferanten. Nicht zuletzt werden im Rahmen der systematischen Risikoanalysen Maßnahmen zur Beseitigung von Prozess- und Regelungsschwächen abgeleitet. Auch dies dient der Vorbeugung von Bestechungs- und Korruptionsrisiken, ebenso wie die laufende Schulung der Mitarbeiter, die einem erhöhten Korruptionsrisiko ausgesetzt sind.

Bereits erfolgte Verstöße werden durch wirkungsvolle Kontrollmaßnahmen – beispielsweise Regel- oder Sonderprüfungen – aufgedeckt und die erforderlichen Maßnahmen zur künftigen Vermeidung eingeleitet. Allen gemeldeten Verdachtsfällen wird konsequent nachgegangen. Jedes Fehlverhalten wird mit Disziplinarmaßnahmen geahndet, bei Bedarf werden auch Anpassungen im Compliance-Management-System vorgenommen, um künftigen Verstößen entgegenzuwirken.

Seit 2016 weitet die KION Group ihre systematische Analyse von Korruptions- und Bestechungsrisiken auf den gesamten Konzern aus. Dabei verwendet sie eine einheitliche Methode, nach der diese Risiken in allen Konzerneinheiten bewertet und erfasst werden. Die Ausprägung des Corruption Perception Index für das jeweilige Land, die Größe und Struktur der Einkaufs- oder Vertriebsorganisation vor Ort sowie die Kontakte zu Amtsträgern spielen bei der Risikobetrachtung eine wichtige Rolle. Im Geschäftsjahr 2017 wurde die Analyse auf Länderebene weitergeführt. Die Ergebnisse zeigen weltweit eine hohe Sensibilität der Mitarbeiter für die beiden Themenbereiche. Lediglich einzelne Nachbesserungen bei der Umsetzung von Compliance-Richtlinien sowie der Geschäftspartnerüberprüfung sind erforderlich und werden im Jahr 2018 mit dem Roll-out des Business Partner Checks umgesetzt.

Der KION Group Code of Compliance gibt konkrete Verhaltensvorgaben zur Vermeidung von Korruption. Der Fokus liegt auf dem Umgang mit Zuwendungen an und von Geschäftspartnern, dem Umgang mit Amtsträgern sowie den Themen Spenden und Sponsoring. Detaillierte Regeln sind auch in der KION Richtlinie zur Vermeidung von Interessenskonflikten sowie in der KION Spendenrichtlinie enthalten. Hier stehen insbesondere der Umgang mit Geschenken, Bewirtungen und Einladungen im Vordergrund sowie die Vermeidung möglicher Interessenskonflikte. Auch die Anforderungen an die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern im Vertrieb sind festgelegt. Ausgehend von den KION Richtlinien sind die lokalen Einheiten aufgefordert, eigene lokale Regelungen, beispielsweise in Bezug auf Wertelimits für Geschenke und Einladungen, zu definieren, um lokale Gesetze und Traditionen zu berücksichtigen.

Im Berichtsjahr gab es bei der KION Group keine bestätigten Fälle von Korruption oder Bestechung.

Datenschutz auf Konzernebene geregelt

Datenschutz und IT-Sicherheit haben bei der KION Group einen hohen Stellenwert und sind durch eine konzernweite Datenschutzrichtlinie, die im Intranet für alle Mitarbeiter zugänglich ist, zentral geregelt. Zu Themen wie der IT-Sicherheit am Arbeitsplatz oder dem Umgang mit IT-Systemen, E-Mail und Internet gibt es zudem verschiedene Konzernbetriebsvereinbarungen. Auch Muster und Vorlagen für den täglichen Umgang mit personenbezogenen Daten und sensiblen Geschäftsdaten sind für die Mitarbeiter verfügbar.

Für die Umsetzung der zentralen Vorgaben sind die operativen Einheiten vor Ort verantwortlich. Der Konzerndatenschutzbeauftragte berichtet direkt an den Finanzvorstand (CFO) der KION Group. Für einzelne Gesellschaften, beispielsweise Dematic, gibt es eigene Datenschutzbeauftragte sowie Datenschutzkoordinatoren, die an die jeweilige Geschäftsführung berichten.

Um den Schutz von Daten und die Sicherheit von IT-Systemen zu gewährleisten, setzt die KION Group auf verschiedene organisatorisch-technische Maßnahmen, der entsprechende Workflow ist zentral dokumentiert. 2017 hat die KION Group mit der Einführung eines standardisierten IT-Arbeitsplatzes einen weiteren Schritt vollzogen, um Umsetzung und Einhaltung der vorgegebenen Schutzmaßnahmen zu gewährleisten.

Die KION Group beobachtet regelmäßig die Sicherheitslage und implementiert angemessene Gegenmaßnahmen. Anpassungen an geänderte gesetzliche Rahmenbedingungen werden ebenfalls kontinuierlich vorgenommen.

Als Unternehmen mit Sitz in Deutschland unterliegt die KION Group dem Anwendungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union. Vor diesem Hintergrund wird derzeit das Datenschutzmanagementsystem des Unternehmens um die erforderlichen Kontrollmechanismen angepasst.

Für Beschwerden oder Hinweise in Bezug auf eine mögliche Verletzung des Datenschutzes steht – neben dem allgemeinen Compliance-Meldesystem – ein zentrales E-Mail-Postfach (dataprotection@kiongroup.com) zur Verfügung. Meldungen werden zeitnah gesichtet und bearbeitet. Aufgrund zu geringer Fallzahlen erfolgt derzeit keine statistische Auswertung.

Im Berichtsjahr gab es in der KION Group keine nach § 42a Bundesdatenschutzgesetz zu berichtenden Vorfälle.

Schulungsmaßnahmen konsequent fortgesetzt

Die KION Group sieht in der Fortbildung ihrer Mitarbeiter ein besonderes Qualitätsmerkmal für ein gutes Compliance-Management-System. So lernen die Mitarbeiter, welche Regeln in ihrem Arbeitsumfeld gelten, welche Haltung das Unternehmen und seine Vertreter zu bestimmten Geschäftspraktiken hat und welche Verhaltensweisen es von seinen Mitarbeitern erwartet. Über Schulungsmaßnahmen wird besonders intensiv die Kultur des Unternehmens vermittelt.

Jeder neue Mitarbeiter der KION Group ist daher verpflichtet, ein E-Learning zu absolvieren, das inhaltlich alle Themenbereiche des KION Group Code of Compliance umfasst. Mitarbeiter ohne PC erhalten Präsenzschulungen. Auch Mitarbeiter, die aufgrund ihrer Aufgabe besonderen Risiken in Sachen Compliance ausgesetzt sind, zum Beispiel aus dem Bereich Einkauf, erhalten spezielle Präsenzschulungen. Ziel der KION Group ist es, alle Mitarbeiter regelmäßig zu den wichtigsten Themen (Anti-Korruption, Wettbewerbsrecht, Anti-Geldwäsche, Datenschutz, IT-Sicherheit und Menschenrechte) zu schulen. Änderungen in der Gesetzgebung oder Rechtsprechung fließen ebenso in die Präsenzschulungen ein wie Erkenntnisse aus dem Compliance-Management-System.

Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der kontinuierlichen Weiterbildung der lokalen Compliance-Repräsentanten. Als Ansprechpartner vor Ort sollen sie stets auf dem aktuellen Stand sein. Die im Vorjahr begonnenen Präsenztrainings innerhalb der internationalen Compliance-Organisation wurden dazu wie geplant 2017 weitergeführt. Im Berichtsjahr nahmen 11.458 Teilnehmer mit insgesamt mehr als 12.000 Trainingsstunden an den Online- und Präsenztrainings zu Compliance teil. Grundlage dafür waren die lokalen Compliance-Schulungspläne, die nach Vorgabe der zentralen Compliance-Abteilung erstellt wurden. Auch Menschenrechte – ein Bereich, der für mindestens 50 Prozent aller Teilnehmer abgedeckt ist – sind dabei über Themen wie Diskriminierung und Belästigung erfasst.

2017 wurden die Schulungsmaßnahmen auch auf die autorisierten Händler ausgeweitet, beispielsweise im Rahmen der regelmäßigen Händlertagungen.

New ‘KION 2027’ corporate strategy developed

During 2017 the KION Group developed its ‘KION 2027’ strategy further and already launched its implementation at the turn of 2017/18. ‘KION 2027’ builds on the success of Strategy 2020, which was produced before the acquisition of Dematic. ‘KION 2027’ is designed to leverage the full potential of the entire Group and focus more closely on a shared, customer-centric innovation, sales and brand strategy. Within this, our emphasis will be on the overarching development and marketing of integrated, automated supply chain and mobile automation solutions. Overall the KION Group strives to continually expand its share of the global material handling market and to continue to report the highest profitability in its industry. Securing crisis resilience as well as an attractive return on equity round off the Group’s objectives.

KION Group Annual Report 2017 – Management Report: Strategy

Sustainability – a guideline for the strategy process

Sustainable and responsible business practices are a core principle of the KION Group’s activities. The Group’s focus on sustainability is reflected in its environmentally friendly and safe products that help customers save energy, reduce emissions, and meet high occupational health and safety standards. The same applies to the Group’s environmentally friendly production processes and its safe, non-discriminatory working environment.

The KION Group and its operating units have always strived to balance environmental, economic and social considerations in their activities. In particular, the Company sees itself as responsible for the health and safety of its employees, suppliers, customers and neighbours as well as for the protection of the environment. This attitude was incorporated into the strategy process as a strategic guideline during the development of the ‘KION 2027’ strategy. The values of the KION Group, which were redefined in the reporting year 2017, also have a clear relationship to sustainability. For example, the value of ‘Integrity’ calls upon everyone in the Company to ‘align their actions with ethical as well as sustainability and compliance standards’. See the section Employees

Key milestones achieved

In 2017, the KION Group achieved further key milestones on its way to achieving greater sustainability. In autumn 2017, the first Group-wide sustainability report was published covering the previous fiscal year 2016. This marked the first time the Company had reported on its sustainability performance at Group level. It is a path the KION Group continues to follow with this report – transparently, comprehensively and based on concrete facts. For this purpose, in the current reporting year the Group defined sustainability KPIs and established the required data management system. On the basis of this, a Group sustainability management system was established that encompasses all operating units. At the same time, the structure and business frameworks of Dematic have already been taken into account.

The first meeting of all the operating units’ sustainability coordinators was held in November 2017 and the newly established Sustainability steering committee also met for its inaugural meeting. This saw the preparation and adoption of the Group’s sustainability programme, marking the achievement of another key milestone for the KION Group. This has led already to the creation of the first specific programmes at operating unit level, some of which are already being rolled out.

Sustainability strategy as core foundation for all activities

The KION sustainability strategy forms the basis for all these activities (> Figure 1). It sets out the Company’s clear aspiration to take responsibility and thus promote its sustainable development. With ambitious objectives, efficient structures and processes, and an effective reporting system the Company intends to attain a leading position in its industry in terms of corporate responsibility. Sustainability is to be an integral element in the way each and every employee goes about their work, combined with the aspiration to continuously improve. This is why in 2018 activities will focus on the internal communication of sustainability and raising employees’ awareness of this range of topics. They are to be enabled and encouraged more strongly than ever before to act sustainably. Further, the KION Group intends to promote sustainability along its entire value chain, in close collaboration with its suppliers and customers. The Company will therefore take an even more active approach to integrating environmental and social considerations into its business processes − and contribute lasting value to the Group and its shareholders, customers and society in the process.

The sustainability strategy is guided by the principle of ‘We are moved by sustainability’, brings together the core strategies, and sets out its approach in each of its four focus areas: Performance, Products, Processes, and People. The strategy was formulated based on interviews with Group Executive Committee (GEC) members, the heads of the Group functions in question, and the operating units’ sustainability coordinators.

Figure 1 KION Group sustainability strategy

Four guiding principles drive implementation

To implement its sustainability strategy, the KION Group has established four guiding principles that set out the guidelines for its sustainable approach:

1. We embody sustainability – it is an integral part of our activities, and we strive to make further improvements every day.
2. We champion cost-effective sustainability along the entire value chain – together with business partners and suppliers, we offer customers efficient solutions which also assist them in their sustainability activities.
3. We pursue clear sustainability objectives – and achieve them through effective structures, efficient processes and transparent reporting.
4. We enable our employees to drive innovation, which increases our Company’s sustainability performance.

In the reporting year these guiding principles were communicated throughout the Company as part of the redesign of the intranet section on sustainability, with sustainability added as a separate topic on the KION intranet. In terms of internal communication, which means informing employees and involving them in the Company’s sustainability activities, KION intends to embed its sustainability activities on a broad basis within the Group.

In the coming years too, the focus will remain on internal and external communication. The objective is to inform internal and external target groups about the KION Group’s sustainability performance as part of the Company’s long-term communication strategy, and in doing so reach a wider audience beyond the mere communication of facts and figures.

The basis of this is the Company’s regular sustainability report, which meets the requirements of current statutory regulations. The objective is also to position the KION Group appropriately in the relevant sustainability ratings and rankings. The Annual Report 2017 also carries the motto ‘RESPONSE & Responsibility’, focusing on key aspects of the KION Group’s commitment to sustainability. This is intended to highlight and make tangible how the KION Group derives responses from its corporate responsibility towards stakeholders and society as a whole.

KION Group Annual Report 2017

Key challenges for the KION Group

Materiality as the basis for strategy development

The materiality assessment performed by Linde Material Handling EMEA at the start of 2015 formed the basis for developing the KION sustainability strategy (> Figure 2). The management team’s assumptions at the time, together with the stakeholders’ expectations, were reviewed with regard to the KION Group and very largely adopted. This also gave rise to a systematic approach at Group level, which addresses and prioritises the material challenges facing the Group. The units with the highest overall relevance are also the focus of the KION Group’s sustainability management activities. > Table 2> Table 2

Figure 2 Materiality analysis findings

For further information, hover the mouse pointer over the points.

The Company plans to update and expand on its materiality assessment in 2018 to include its operating units. In doing so, it plans to take into account both its acquisition of Dematic as well as the stronger regional focus of its sustainability programme within its operating units. Furthermore, the analysis is to place greater focus on stakeholder dialogue by means of a targeted survey.

> Table 1 shows which aspects of the Global Reporting Initiative Guidelines (GRI G4) the KION Group is addressing as part of its material challenges. The aspects can be material both internally (i) and externally (e) to the organisation. The analysis of aspect boundaries is important to determine the control mechanisms for the particular aspects within the KION Group.

Group-wide sustainability programme with 14 action fields

Based on the findings of the materiality assessment, 14 action fields form the structure of the KION Group’s sustainability programme (> Figure 3). To manage sustainability within the Company, in the reporting year KPIs were set for each individual action field. Underpinning each action field is a specific programme with aims and measures to develop the Group’s sustainability activities on an ongoing basis (> Table 2). Aside from the ‘Collaborative development of suppliers’ action field, which only comes into focus after successful implementation of social and environmental standards, all action fields are pursued with the same priority.

Responsibility for implementing these measures lies with the assigned executives, who are also accountable for integrating sustainability aspects into the processes. The sustainability objectives set out a minimum standard which is binding on the entire KION Group. Individual units may achieve higher standards in their sustainability activities or supplement them as required.

Figure 3 KION sustainability strategy action fields

Table 2Action field scope and objectives